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jueves, 23 de abril de 2015

Acta de constitución de proyecto (Project Charter): Elaboración en 6 pasos


El contenido de este artículo ha sido actualizado en referencia a los cambios al Acta de constitución de proyecto establecidos por el PMBOK 6.


El acta de proyecto (Project Charter), es uno de los primeros documentos que se desarrollan en el ciclo de vida, pudiendo ser elaborado inclusive antes de aprobarlo o recién aprobado el proyecto.

Casi siempre la elaboración del acta de proyecto corresponde a la organización ejecutora o cliente, pues es esta la que autoriza el proyecto y la asignación de recursos materiales y capital humano.

Los contratistas externos también pueden participar en la elaboración de caso de negocio e inclusive del acta de constitución del proyecto, en cuyo caso el cliente puede solicitarles solicitudes de información (RFI).

Si como gerente de proyectos te han asignado la elaboración del acta de constitución de proyecto, es recomendable seguir un procedimiento basado en marcos de trabajo como la metodología PMI.

Este artículo incluye un procedimiento de 6 pasos para la elaboración del acta de proyecto, abarcando el obtener información de patrocinador e interesados, consultar a los expertos, definir la visión y objetivos, establecer la estructura organizativa del proyecto, definir el enfoque de implementación y listar los riesgos.

PMOInformatica presenta a continuación Acta de proyecto: Como elaborarla en 6 pasos.

Antes de empezar – Plantilla de acta de proyecto


Esta guía de 6 pasos para elaborar el acta de proyecto se basa en la Plantilla de Acta de proyecto (Project Charter) que presentamos aquí en PMOInformatica.

> Plantilla de Acta de constitución del proyecto (Project Charter)

También puedes usar una versión de resumida (2 láminas) para informar sobre el alcance y dar promoción a tu proyecto con la Plantilla resumen de acta de proyecto.

¿Que es un acta de constitución de proyecto (Project Charter)?


Que es un Acta de constitución de proyecto (Project Charter)

¿Quien se encarga de elaborar el Acta de constitución del proyecto?


Muchas organizaciones cuentan con un equipo dedicado de Gerentes de proyecto, lo que permite que este sea asignado desde etapas iniciales del proyecto. De ser el caso, el recién designado Project Manager colabora con el patrocinador, entrevistando a las personas necesarias para hacer el acta.

Si te gustaría saber cuales son las funciones del Gestor de proyectos te recomendamos este artículo:

Las funciones de un Director de proyectos según la guía del PMBOK 6ta edición

Muchas organizaciones no cuentan con Gerentes de proyectos exclusivos (comparten sus tareas con otras funciones). En estos casos, el Patrocinador puede nombrar otros colaboradores (usualmente de su propio departamento) para elaborar el Acta de constitución del proyecto.

Acta de constitución de proyecto (Project Charter): Elaboración en 6 pasos


Podemos establecer un sencillo procedimiento de 6 pasos para obtener la información necesaria y elaborar el acta de proyecto usando la plantilla.

Aquí dejamos un diagrama con los 6 pasos:


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1.- Obtener la información del proyecto


Lo primero que necesitas hacer es determinar qué tan avanzado está la aprobación y asignación de recursos materiales y capital humano al proyecto.

También necesitas determinar si el proyecto es interno o externo, cual es el trabajo a realizar, entre otros aspectos.

El patrocinador (Sponsor) es quien puede suministrarte esta información. Solicita una entrevista con él y pregúntale sobre los siguientes puntos:
  • Información contextual de la situación actual del negocio.
  • De donde surge la necesidad del proyecto.
  • Qué problema u objetivo espera atender.
  • Descripción inicial del alcance.
  • Caso de negocio.
  • Plan de gestión de beneficios (explica como asegurar que se realicén los beneficios del proyecto para la organización, por ejemplo nuevas ventas, reducción de costos, etc).
  • Restricciones físicas o de alcance.
  • Fecha solicitada o exigida por la organización.
  • Presupuesto inicial.
  • Lista inicial de interesados (Stakeholders).

Los interesados (Stakeholders), son personas clave de distintos niveles internos y externos de la organización que pueden tener  influencia sobre el éxito o fracaso del proyecto, suministran algún tipo de insumo que el proyecto requiera o que serán usuarios del producto final de este.

Tomando la lista inicial de interesados, solicítales reuniones a ellos también para identificar y documentar sus requerimientos, los cuales también van incluidos en el acta.

Las reuniones con los interesados ocurren en varios ciclos, en cada reunión, podemos identificar interesados adicionales y solicitarles las reuniones. Ve preparando el acta de proyecto y revisándola con los interesados para asegurar que están alineados.

Además, es recomendable ir rellenando la plantilla de registro de los interesados en la medida en que se van realizando las distintas reuniones.

Pueden surgir prioridades e intereses en el proyecto en conflicto entre los interesados, por ejemplo automatizar un proceso en un área que optimiza su proceso, pero que ocasiona más trabajo de revisión posterior en otra área. Balancear las peticiones de los interesados puede llegar a ser todo un reto.

La guía del PMBOK establece que el director de proyectos debe aplicar ténicas interpersonales y de trabajo en equipo, tales como la gestión de conflictos, facilitación y gestión de reuniones.

Adicionalmente, la entrevista no es la única técnica para recolectar la información, el PMBOK también establece otras herramientas como la tormenta de ideas y los focus groups.

2.- Evaluar y someter a consultas la información del proyecto


Una vez que tengas suficiente información, el siguiente paso será evaluarla con los expertos.

Para llamar a los expertos, no es necesario esperar a que culminen todas las entrevistas con los interesados, puedes comenzar una vez dispongas de un mínimo de información con la cual el experto pueda trabajar.

Las consultas a expertos están alineadas con la metodología PMI, establecida en la Guía para la dirección de proyectos PMBOK, que establece el juicio de expertos como principal herramienta para elaborar el acta de proyecto.

Entre los expertos que podemos consultar:
  • Personal o unidades dentro de la misma organización.
  • Consultores expertos en el área técnica del proyecto.
  • Interesados (Stakeholders), incluidos clientes y patrocinadores. Nota como quienes suministran la información del proyecto en el paso 1 también pueden asumir el rol de expertos.
  • Asociaciones profesionales o técnicas, por ejemplo en proyectos de ingeniería u otra área que deba considerar estándares.
  • Grupos industriales.
  • Otros expertos en el área técnica.
  • La Oficina de gestión de proyectos si existe.

Los expertos evaluaran el plan de gestión de beneficios, caso de negocio y acuerdos que resultaron del paso 1.

La evaluación de los expertos considera los siguientes aspectos como guía, marco de referencia y criterios de evaluación:

  • Información histórica.
  • Procedimientos de la organización.
  • Plantillas de revisión. 
  • Factores de entorno (mercado).
  • La cultura organizacional. 
  • Estándares de asociaciones profesionales y regulaciones gubernamentales.

En particular, los expertos nos proporcionan conocimientos en:

  • Estrategia organizacional.
  • Gestión de beneficios del proyecto.
  • Conocimientos técnicos en la industria o área del proyecto.
  • Estimación de duración y costos.
  • Conocimiento de los riesgos en el área (para poder ayudar a identificar cuales son).

Las revisiones de expertos permiten hacer comentarios sobre el plan de gestión de beneficios, caso de negocio y otros insumos del acta de proyecto, las cuales pueden ser enviadas de vuelta a los interesados para ser refinadas.

3.- Definir la visión y objetivos del proyecto


En los dos pasos anteriores nos enfocamos en obtener y revisar los insumos que necesitamos para el acta de proyecto. A partir de ahora comenzamos a preparar el borrador del acta, apoyándonos en la Plantilla de Acta de proyecto (Project Charter).

Al elaborar el acta de proyecto, el primer paso es identificar la visión, que engloba el propósito final del proyecto y la puedes comunicar al equipo como la meta final en la que se deben enfocar.

Seguidamente defines los objetivos, que puedes considerar entre 3 y 5. Para definir los objetivos es recomendable seguir el criterio SMART, es decir tus objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y basados en tiempo (tener una fecha tope de realización).

Imagen de: The HR cafe

Nota: El acrónimo SMART significa Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Timely.

Una vez tengas la visión y objetivos, podrás pasara a determinar el alcance, en donde se describe como la forma de trabajo del negocio será alterada con la entrega del proyecto. Además, debes distinguir cada uno de los entregables que el proyecto creará.

Con esto, completaras las secciones de propósito del proyecto, descripción y entregables, requerimientos de alto nivel y objetivos de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter).

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4.- Definir la organización del proyecto


Seguidamente, debes definir cómo será la estructura organizacional del proyecto, para lo cual deberás listar los clientes, interesados, funciones, responsabilidades, líneas de reporte, entre otros.

  • Clientes: Las personas que recibiran los entregables cuando el proyecto sea completado y cuyas expectativas deben ser satisfechas.
  • Interesados: Personas o entidades, que pueden ser internas o externas a la organización ejecutora, que tienen algún involucramiento en el proyecto que es clave. Algunos ejemplos: 
    • Un contralor financiero.
    • El presidente ejecutivo de la empresa. 
    • Entidades reguladoras (gobierno).
    • Una unidad interna de la organización que no opera el sistema, pero debe suministrar información.
    • Grupos ambientales externos, sindicatos, asociaciones de la comunidad, entre otros.
  • Roles: Luego debes listar los principales roles involucrados, por ejemplo: 
    • El patrocinador del proyecto.
    • Comité de dirección del proyecto.
    • Gerente de proyecto.
    • Demás roles. 
  • Estructura: Una vez tengas los roles definidos y tengas una idea de las funciones necesarias para llevar a término el proyecto, puedes pintar las líneas de reporte entre ellas y elaborar un organigrama.

Las secciones de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter) a completar en este paso son: Lista de interesados, requisitos de aprobación, asignación del gerente de proyecto, personal y recursos preasignados.

5.- Definir el enfoque de implementación


Apoyándote en toda la información recibida y en las opiniones de expertos, tienes una idea clara de que se necesita lograr con el proyecto, como hacerlo y los pasos del enfoque de implementación.

Por ende puedes definir:

  • Plan de implementación: Define un plan de alto nivel que nombre fases, actividades y ventanas de tiempo.
  • Hitos: Coloca los hitos necesarios para el logro del proyecto y porque son vitales para el proyecto. Los hitos suelen ser eventos importantes como por ejemplo el logro de un entregable clave.
  • Dependencias: Nombra dependencias que son claves para el proyecto. Estas son acciones que podrían impactar durante el ciclo de vida.
  • Plan de recursos: Suma de alto nivel del personal, equipo y materiales involucrados, luego el presupuesto necesario.

Las secciones de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter) a completar en este paso son: Premisas y restricciones, recursos preasignados, cronograma e hitos principales, presupuesto asignado.

6.- Listar los posibles peligros y riesgos


Por último, para finalizar la elaboración del acta de proyecto debes elaborar una lista de los peligros, problemas, premisas y restricciones relacionadas con el proyecto.

Usualmente las restricciones implican riesgos que el proyecto fracase por no ejecutarse dentro de las mismas, por ejemplo una restricción de fecha o presupuesto. Las premisas también llevan asociado riesgos, por ejemplo si estas resultaran ser falsas.

Aquí en PMOInformatica tenemos una serie de artículos interesantes que puedes consultar sobre el tema de riesgos.

> La gestión de riesgos y el PMBOK 6

Como hacer el seguimiento de los riesgos en proyectos

> 5 preguntas y respuestas sobre la identificación de riesgos

Plantilla para el Registro y seguimiento de los riesgos en proyectos

Plantilla del Plan de gestión de riesgos en proyectos

En este paso, completas la sección de Riesgos iniciales de alto nivel y la de premisas y restricciones de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter).

¿Y qué opinas tú?


¿Utilizas el acta de proyecto en los procedimientos de tu organización? ¿Qué serie de pasos sigues para completar el acta? ¿La usas tanto para proyectos internos como externos?

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