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lunes, 21 de septiembre de 2015

Que es un Acta de constitución de proyecto (Project Charter)

Imagen de: pmoinformatica.com
Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance para lograrlo. Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio, que representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos de negocio de la organización.

El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.

Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Es un documento al cual se hará referencia en toda la vida del proyecto.

Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK 5ta edición, el acta de constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.

A continuación presentamos: Que es el acta de constitución del proyecto, que contiene y cuál es su importancia.

¿Qué es el acta de constitución del proyecto?

El acta de constitución de un proyecto documenta las necesidades del área de negocio (el cliente) que dieron origen a la iniciativa, las premisas (supuestos), restricciones (de tiempo, presupuesto, etc.), los requisitos de alto nivel del cliente y los requisitos de alto nivel del producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.

Siguiendo con la definición del acta de proyecto en la guía del PMBOK 5ta edición, el acta de constitución establece la relación de colaboración entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora. 

Cuando el proyecto es contratado externo, generalmente se opta por un contrato formal para establecer este acuerdo, sin embargo, el acta de constitución del proyecto no es ese contrato. El establecimiento de un contrato con un ente externo suele comenzar con la solicitud y presentación de una propuesta de servicios.

Asimismo, el acta de constitución de un proyecto se utiliza para establecer acuerdos internos en el seno de la organización para asegurar la entrega adecuada de acuerdo al contrato.

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¿Qué contiene el acta de constitución de un proyecto (Project Charter)?

La metodología PMI en la guía del PMBOK 5ta edición establece algunos de los puntos de debe incluir el Acta de constitución de un proyecto, como lo muestra la siguiente lámina:


Algunos de estos puntos son:
  • Propósito o justificación del proyecto.
  • Objetivos del proyecto y sus criterios de éxito (para que los objetivos sean medibles).
  • Requisitos de alto nivel.
  • Premisas (Supuestos) y restricciones.
  • Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.
  • Resumen del cronograma de hitos.
  • Requisitos de aprobación del proyecto (Como se define el “éxito” del proyecto, quien decide si tiene éxito o no, quien firma la aprobación).
  • Gerente de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.
  • Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.

¿Buscas una plantilla para elaborar el acta de proyecto?
Aquí te la compartimos:

Plantilla de Acta de constitución del proyecto (Project Charter).

¿Cómo se elabora el acta de constitución del proyecto?

El acta de proyecto se elabora a partir de las descripciones narrativas de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto y el caso de negocio que sustenta la viabilidad y el retorno de inversión esperado, tomando en cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la organización, sus normas y procedimientos internos y los factores del entorno.

Para elaborarla, con frecuencia se hace uso del Juicio de expertos, en el cual distintas personalidades con conocimiento aportan su información, incluyendo: 

  • Las unidades organizacionales, consultores.
  • La oficina de gerencia de proyectos (PMO) de la organización.
  • Entes externos como por ejemplo asociaciones profesionales, grupos de industria y expertos en la materia.

¿Buscas más información sobre cómo elaborar un acta de proyecto? Aquí te compartimos un artículo sobre este tema:

> 6 pasos para elaborar el Acta de proyecto

¿Cuál es la importancia del acta de constitución del proyecto (Project Charter)?

Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK 5ta edición, los proyectos se inician como consecuencia de las necesidades internas de la organización o empresa y también a raíz de influencias externas. 

Con frecuencia, estas necesidades o influencia ameritan el análisis de las necesidades o estudio de viabilidad para garantizar el uso adecuado de los recursos de la organización y el retorno de beneficios.

La elaboración del acta de constitución de un proyecto es muy utíl para confirmar que el nuevo proyecto está en alineación con la planificación estratégica y otros trabajos en curso en la organización, asegurando que el proyecto retornará beneficios que impulsaran el logro de objetivos organizacionales.

Además, el beneficio clave de desarrollar el acta de constitución de un proyecto siguiendo la metodología PMI y los lineamientos de la guía del PMBOK 5ta edición, es registrar el proyecto formalmente en la organización, dar inicio al proyecto, establecer claramente sus límites y establecer una forma directa una vía para obtener el compromiso y aceptación formal del proyecto por parte de la dirección general.

¿y qué opinas tú?

¿Utilizas el acta de proyecto en los procedimientos de tu organización?, ¿Cuál es el contenido del acta de constitución del proyecto en tu organización?, ¿Para qué utilizas el acta de constitución del proyecto?

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