lunes, 20 de enero de 2025

Qué es un Acta de constitución de proyecto (Project Charter)

Dos mujeres ejecutivas en una mesa de trabajo explicando qué es un acta de constitución de proyecto

Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance para lograrlo. Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio que representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos de negocio de la organización. En este contexto, es fundamental comprender qué es un acta de constitución de proyecto, ya que este documento establece formalmente los objetivos y el alcance, ayudando a alinear las expectativas de todos los interesados desde el inicio.

El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.

Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Asimismo, es un documento que será una referencia durante toda la vida del proyecto.

Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.

A continuación presentamos: Qué es el acta de constitución del proyecto, que contiene y cuál es su importancia.

¿Qué es un acta de constitución del proyecto?


El acta de constitución del proyecto es un documento formal que autoriza el inicio de un proyecto. Además, establece los objetivos, el alcance, los recursos y los interesados. Este documento proporciona una base para la toma de decisiones y orienta la dirección del proyecto.

El acta de proyecto documenta las necesidades del área de negocio (el cliente) que dieron origen a la iniciativa, las premisas (supuestos), restricciones (de tiempo, presupuesto, etc.), los requisitos de alto nivel del cliente y los requisitos de alto nivel del producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.

Asimismo, guiandonos por la definición del acta de proyecto en la guía del PMBOK, esta establece la relación de colaboración entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora. 

Cuando el proyecto es comisionado por un tercero, generalmente se opta por un contrato formal para establecer este acuerdo, sin embargo, el acta de constitución del proyecto no es ese contrato. El establecimiento de un contrato suele comenzar con la solicitud y presentación de una propuesta de servicios.

Asimismo, el acta de constitución de un proyecto se utiliza para establecer acuerdos internos en la organización para asegurar la entrega adecuada de acuerdo al contrato.

¿Cuál es el propósito del documento de constitución del proyecto?


El propósito del documento de constitución del proyecto es definir formalmente el proyecto y establecer su dirección inicial. Este documento especifica los objetivos, el alcance, los recursos necesarios y las expectativas de los interesados, proporcionando un marco claro para la ejecución del proyecto. Además, busca obtener la autorización y el compromiso de las partes interesadas, asegurando que todos estén alineados y comprendan su rol en el desarrollo del proyecto. En esencia, sirve como un acuerdo que guía todas las fases del proyecto y sienta las bases para su éxito.

¿Quién debe elaborar el acta de constitución del proyecto?


Una directora de proyecto sentada en su escritorio lista para elaborar el acta de proyecto

El acta de constitución del proyecto debe ser elaborada por el director del proyecto. Este profesional, en colaboración con el patrocinador y otros interesados, define los elementos clave. Así, se asegura que el documento refleje adecuadamente los objetivos y expectativas del proyecto.

Muchas organizaciones cuentan con un equipo dedicado de Gerentes de proyecto, lo que permite que este sea asignado desde etapas iniciales del proyecto, inclusive cuando este no ha sido aprobado por el comité.

En este caso el Gerente de proyecto colabora con el patrocinador, entrevistando a las personas necesarias para hacer el acta.

Si te gustaría saber cuales son las funciones del Gestor de proyectos te recomendamos este artículo:

> El Director de proyectos en la empresa y sus funciones

Las funciones de un Director de proyectos según la guía del PMBOK 6ta edición

Sin embargo, muchas organizaciones cuentan con una estructura más funcional, sin Gerentes de proyectos exclusivos (comparten sus tareas con otras funciones). En estos casos, el Patrocinador puede nombrar otros colaboradores (usualmente de su propio departamento) para elaborar el Acta de constitución del proyecto.

¿Quién autoriza el acta de constitución del proyecto?


El acta de constitución del proyecto es autorizada principalmente por el patrocinador del proyecto. Sin embargo, este proceso también involucra la revisión y el respaldo de otros organismos dentro de la organización, como el comité de dirección y el comité de proyecto. El patrocinador firma el documento, validando así la dirección y el alcance del proyecto, pero antes de esa firma, es común que se realice una evaluación por parte de estos comités para asegurar que el acta esté alineada con los objetivos estratégicos y operativos.

En consecuencia, aunque la responsabilidad final recae en el patrocinador, el apoyo y la implicación de otros comités son cruciales para fortalecer la legitimidad y el respaldo institucional del proyecto. Esto genera un compromiso más amplio y asegura que todos los interesados estén alineados desde el inicio.

¿Quién tiene la autoridad para emitir el acta de constitución del proyecto?


El patrocinador del proyecto tiene la autoridad para emitir el acta de constitución del proyecto. Este papel implica establecer las bases para el inicio del proyecto. Además, el patrocinador se asegura de que el documento contenga la información necesaria para guiar el desarrollo del proyecto. Así, la emisión del acta proporciona claridad sobre los objetivos y el alcance, facilitando la comunicación entre todos los interesados.

¿Qué debe contener un documento de proyecto?


Un documento de proyecto debe contener varios elementos clave, incluyendo el objetivo general del proyecto, el alcance, los recursos necesarios, el cronograma, y los riesgos identificados. Además, debe detallar los roles y responsabilidades del equipo, así como los criterios de éxito y las expectativas de los interesados. También es importante incluir un análisis de viabilidad y un presupuesto estimado, lo que permite establecer un marco de referencia claro para la ejecución y el seguimiento del proyecto.

La metodología PMI en la guía del PMBOK proporciona mayores detalles de los puntos de debe incluir, como lo muestra la siguiente lámina:


Algunos de estos puntos son:
  • Objetivos del proyecto y sus criterios de éxito (para que los objetivos sean medibles).
  • Requisitos de alto nivel.
  • Premisas (Supuestos) y restricciones.
  • Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.
  • Resumen del cronograma de hitos.
  • Requisitos de aprobación del proyecto (Como se define el “éxito” del proyecto, quien decide si tiene éxito o no, quien firma la aprobación).
  • Criterios de cierre o cancelación del proyecto.
  • Gerente de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.
  • Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.

¿Buscas una plantilla para elaborar el acta de proyecto?

Aquí te la compartimos:

Plantilla de Acta de constitución del proyecto (Project Charter)

¿Cuánto dura una carta de proyecto?


La elaboración de una carta de proyecto puede tardar entre una a cuatro semanas, dependiendo de varios factores. Primero, la recopilación de información de los interesados puede llevar tiempo, ya que implica reuniones y discusiones para entender sus necesidades y expectativas. Este proceso puede durar desde unos pocos días hasta una semana.

Una vez recopilada la información, la redacción de la carta de proyecto en sí puede demorar uno o dos días, dependiendo de la complejidad del proyecto y la claridad de la información recibida. Después, la revisión y aprobación por parte del comité de dirección o del comité de proyecto puede tardar de uno a dos semanas, ya que requiere tiempo para revisar y debatir el documento. En resumen, el tiempo total para elaborar una carta de proyecto puede variar, pero en general oscila entre una a cuatro semanas.

¿Cómo hacer un acta constitutiva de un proyecto?

Para elaborar un acta de proyecto, primero, es fundamental recopilar el caso de negocio, que justifica la viabilidad y el retorno de inversión del proyecto. Además, se debe desarrollar un plan de gestión de beneficios que explique claramente los beneficios que el proyecto generará y cómo se mantendrán a lo largo del tiempo. Luego, es recomendable involucrar a expertos que puedan proporcionar su juicio sobre aspectos estratégicos, técnicos y de gestión relacionados con el proyecto. 

La guía del PMBOK a partir de la sexta edición dejo claramente establecido que el caso de negocio y el plan de gestión de beneficios son los dos principales insumos:

  • Caso de negociosustenta la viabilidad y el retorno de inversión esperado, tomando en cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la organización, sus normas y procedimientos internos y los factores del entorno.
  • Plan de gestión de beneficios: Presenta una explicación clara de cuáles serán los beneficios que traerá el proyecto y como estos se crearán, maximizaran y se mantendrán en el tiempo. Es elaborado a partir del análisis de necesidades de la organización y del caso de negocio.

Una de las herramientas principales para desarrollar el acta de constitución del proyecto es el "juicio de expertos". Este es proporcionado por especialistas en áreas de aplicación, de conocimiento, disciplina, industria, entre otros, proporcionado por personas con formación, conocimiento o experiencia en el área.

Para obtener esta experticia, se recurre a personal de la organización, consultores, Los interesados (clientes, patrocinadores, etc.), la oficina de gestión de proyectos (PMO) si existe, así como entes externos (asociaciones profesionales, grupos de industria y expertos en la materia.

En particular, para elaborar el acta de proyecto, los expertos deben tener conocimientos en:

  • Estrategia organizacional.
  • Gestión de beneficios del proyecto.
  • Conocimientos técnicos en la industria o área del proyecto.
  • Estimación de duración y costos.
  • Conocimiento de los riesgos en el área (para poder ayudar a identificar cuales son).

¿Buscas más información sobre cómo elaborar un acta de proyecto? Aquí te compartimos un artículo sobre este tema:

¿Por qué es importante tener una carta del proyecto?


Tener una carta del proyecto es crucial porque establece las bases formales y claras para el desarrollo del proyecto. Primero, proporciona una declaración de los objetivos y el alcance del proyecto, lo que ayuda a alinear las expectativas de todos los interesados. Además, sirve como un marco de referencia para la toma de decisiones durante todas las fases del proyecto, facilitando la comunicación y el compromiso entre los equipos y los patrocinadores. 

Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK 6ta edición, los proyectos se inician como consecuencia de las necesidades internas de la organización o empresa y también a raíz de influencias externas. 

Con frecuencia, estas necesidades o influencia ameritan el análisis de las necesidades o estudio de factibilidad para garantizar el uso adecuado de los recursos de la organización y el retorno de beneficios.

La elaboración del acta de constitución de un proyecto es muy utíl para confirmar que el nuevo proyecto está en alineación con la planificación estratégica y otros trabajos en curso en la organización, asegurando que el proyecto retornará beneficios que impulsaran el logro de objetivos organizacionales.

Asimismo, contribuye a la gestión de riesgos al identificar potenciales desafíos desde el inicio y permite un seguimiento más efectivo del progreso.

Además, el beneficio clave de desarrollar el acta de constitución de un proyecto siguiendo la metodología PMI y los lineamientos de la guía del PMBOK 6ta edición, es registrar el proyecto formalmente en la organización, dar inicio al proyecto, establecer claramente sus límites y establecer una forma directa una vía para obtener el compromiso y aceptación formal del proyecto por parte de la dirección general.

¿y qué opinas tú?


¿Utilizas el acta de proyecto en los procedimientos de tu organización?, ¿Cuál es el contenido del acta de constitución del proyecto en tu organización?, ¿Para qué utilizas el acta de constitución del proyecto?

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