Plantilla del registro de interesados

Imagen de: PMOInformatica

La Gestión de los interesados del proyecto (Stakeholders), es una función que cada vez adquiere mayor importancia en la Gerencia de proyectos, pues ha quedado demostrado que lograr la participación eficaz de los interesados en la ejecución y toma de decisiones es fundamental para el éxito.

Es por esto que la Metodología PMI da cada vez mayor relevancia a la gestión de los interesados, hasta el punto de incluir la nueva área de conocimientos de Gestión de los interesados en la guía del PMBOK 5.

La gestión eficaz de los interesados del proyecto parte de la oportuna identificación y mantenimiento de un registro de los mismos, para lo cual el Gerente de proyectos cuenta con un instrumento que se denomina registro de los interesados.

En él se documenta información sobre los datos de contacto de cada uno de los interesados, sus requerimientos, expectativas, evaluación de su grado de influencia, interés y postura (a favor o contraria) entre otros aspectos. Aquí les compartimos una plantilla que puede guiar en el levantamiento y mantenimiento del registro de interesados.

PMOInformatica.com, la oficina de proyectos de informática presenta la Plantilla del registro de los interesados.

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Plantilla de registro de interesados

>> Descargar la plantilla del registro de interesados del proyecto

Más abajo se presenta la descripción de las secciones de la plantilla y como completarlas.

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Descripción de la plantilla del registro de los interesados

Información de identificación

• Nombre: Nombre y apellido completo del interesado.

• Posición: Posición o cargo que la persona desempeña en la organización.

• Organización / Empresa: Los interesados pueden pertenecer a la misma organización que ejecuta el proyecto o a otras relacionadas, tales como: clientes, proveedores, entes gubernamentales y asociaciones civiles. Aquí se registra a que organización pertenece el interesado y el departamento o unidad organizacional.

• Ubicación: Localización geográfica del interesado, por ejemplo la ciudad o región en la cual esta su oficina.

• Información de contacto: Datos necesarios para poder ubicar a la persona, por ejemplo dirección exacta de correo (físico), dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, nombre de usuario de chat o Skype y cualquier otra información necesaria.

Información de evaluación

• Requisitos principales: Aquí se escribe que es lo principal que el interesado requiere del proyecto en términos de entregables o información. Usualmente se relaciona con los requerimientos detallados que se levantan en la fase de identificación de requerimientos (que forma parte de la definición de alcance del proyecto).

• Expectativas principales: Beneficios que el interesado espera obtener del proyecto, o también que esperan ganar (o perder) como consecuencia del proyecto. Balancear las expectativas de todos los interesados puede llegar a ser todo un reto para la Gerencia de proyectos.

• Grado de influencia: Es el grado de "poder" que el interesado tiene para afectar positiva o negativamente el resultado o éxito del proyecto.

• Grado de interés: Es el grado en el cual el interesado es afectado positiva o negativamente (según su punto de vista) por el proyecto, pudiendo ser Bajo, Medio y Alto.

• Fase de mayor interés: Fase del ciclo de vida del proyecto en la cual el interesado está más involucrado, concentra sus intereses o tiene mayor grado de actividad.

Clasificación

• Interno / Externo: Los interesados internos son personas y grupos que trabajan directamente en la organización ejecutora del proyecto, como por ejemplo empleados, gerentes y los dueños de la empresa. Los interesados externos son personas o grupos no directamente relacionados con la organización, pero que tienen interés e influencia, por ejemplo accionistas, entes gubernamentales, proveedores o subcontratistas, grupos de la sociedad (asociaciones civiles), clientes y acreedores.

• Partidario / Neutral / Reticente: Un aspecto importante de la gerencia de interesados es poder identificar la postura de estos frente al proyecto, dado que las estrategias de gestión de cada interesado pueden variar dependiendo si el interesado ejerce su influencia para favorecer el proyecto, obstaculizarlo o se muestra neutral.

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