El Acta de proyecto y la guía PMBOK 6

Este artículo es un extracto de la Guía de fundamentos para la dirección de proyectos sexta edición (PMBOK 6). Puedes conseguir el PMBOK 6 en Amazon.

La nueva guía del PMBOK 6 realiza mayor énfasis que los proyectos deben iniciarse en base a una necesidad organizacional y que deben traer beneficios a los objetivos de negocio. El Acta de constitución del proyecto y la guía del PMBOK 6 guardan una especial relación para lograr este objetivo.

Te compartimos esta reseña de los cambios realizados al acta de constitución del proyecto a partir del PMBOK 6, para que actualices y traigas cosas nuevas a tus métodos de gestión de proyectos.

En el artículo encontrarás información sobre con que frecuencia se elabora el acta de proyecto, como el plan de gestión de beneficios es insumo para elaborarla y su importancia para asegurar alineación del proyecto con los objetivos de la organización.

Te presentamos a continuación los principales cambios en el acta de constitución del proyecto a partir de la guía PMBOK 6.

El Acta de constitución de proyecto (Project Charter) según la guía del PMBOK

El contenido de este artículo ha sido actualizado en referencia a los cambios al Acta de constitución de proyecto establecidos por el PMBOK 6.

El Project Management Institute (PMI) le atribuye un papel preponderante al Acta de constitución del proyecto (Project Charter), que sirve para establecer formalmente la razón de ser del proyecto, autoriza su existencia, establece los límites generales para el alcance, enviste de autoridad al Gerente del proyecto y le autoriza a procurar los recursos de la organización para su acometida.

Aquí les presentamos un resumen de lo que establece la Guía de los fundamentos para la Dirección de proyectos (PMBOK) en lo referente al Acta de constitución del proyecto.

Incluye información de cuál es su propósito fundamental, los procesos intervinientes e insumos empleados en su elaboración y las herramientas definidas por el PMI para ello.

Asimismo, mencionamos en que procesos de la gerencia de proyectos es utilizado posteriormente el Project Charter, en lo relacionado con la planificación del proyecto, gestión de requisito, alcance, cronograma y presupuesto.

Qué es un Acta de constitución de proyecto (Project Charter)

El contenido de este artículo ha sido actualizado en referencia a los cambios al Acta de constitución de proyecto establecidos por el PMBOK 6.

Imagen de: pmoinformatica.com

Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance para lograrlo. Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio, que representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos de negocio de la organización.

El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.

Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Es un documento al cual se hará referencia en toda la vida del proyecto.

Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.

A continuación presentamos: Qué es el acta de constitución del proyecto, que contiene y cuál es su importancia.

Acta de constitución de proyecto (Project Charter): Elaboración en 6 pasos

El contenido de este artículo ha sido actualizado en referencia a los cambios al Acta de constitución de proyecto establecidos por el PMBOK 6.

El acta de proyecto (Project Charter), es uno de los primeros documentos que se desarrollan en el ciclo de vida, pudiendo ser elaborado inclusive antes de aprobarlo o recién aprobado el proyecto.

Casi siempre la elaboración del acta de proyecto corresponde a la organización ejecutora o cliente, pues es esta la que autoriza el proyecto y la asignación de recursos materiales y capital humano.

Los contratistas externos también pueden participar en la elaboración de caso de negocio e inclusive del acta de constitución del proyecto, en cuyo caso el cliente puede solicitarles solicitudes de información (RFI).

Si como gerente de proyectos te han asignado la elaboración del acta de constitución de proyecto, es recomendable seguir un procedimiento basado en marcos de trabajo como la metodología PMI.

Este artículo incluye un procedimiento de 6 pasos para la elaboración del acta de proyecto, abarcando el obtener información de patrocinador e interesados, consultar a los expertos, definir la visión y objetivos, establecer la estructura organizativa del proyecto, definir el enfoque de implementación y listar los riesgos.

PMOInformatica presenta a continuación Acta de proyecto: Como elaborarla en 6 pasos.

Plantilla del acta de constitución de proyecto (Project Charter)

Imagen de: pmoinformatica.com

El Project Management Institute (PMI) define el “Acta de Constitución del Proyecto” (Project Charter en Inglés), como el documento emitido por el Patrocinador (Sponsor) del Proyecto que autoriza de manera formal su existencia, lo cual le proporciona al Gerente de Proyecto la autoridad de procurar y aplicar los recursos de la organización en su ejecución.

En él se documentan las necesidades del negocio que dieron origen al proyecto, necesidades específicas de los clientes y otros interesados (stakeholders), Premisas y restricciones asociadas, los requerimientos de alto nivel y la descripción del producto, servicio o resultado del proyecto.

PMOInformatica.com, “La Oficina de Proyectos de Informática”, presenta la plantilla del “Acta de Constitución del Proyecto”. La plantilla está libre de derechos de autor y puede ser usada libremente por nuestros lectores.