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miércoles, 6 de marzo de 2019

Fases de un proyecto


Fases de un proyecto

En este artículo comentaremos acerca de como los proyectos pueden dividirse en fases, centrándonos en los proyectos de enfoque tradicional, que son los que más habitualmente suelen contar con fases.

Es fácil confundir etapa con fase, pero mientras la primera está relacionada con los pasos que deben darse durante la ejecución del proyecto, las fases son más un concepto de gestión de proyectos relacionado con los diferentes estados por los que pasa el proyecto.

De esta forma, si consideramos un proyecto dirigido según el enfoque tradicional, tendremos las fases de inicialización, planificación, ejecución, control y seguimiento, y cierre.

Este artículo es un extracto de la obra Guía práctica en gestión de proyectos de Albert Garriga.

Las fases de un proyecto bajo enfoque tradicional normalmente se muestran como en la siguiente figura:


Fases de un proyecto - Enfoque tradicional


  1. Inicialización: Esta fase corresponde a la definición inicial del proyecto y a su aprobación para ser ejecutado.
  2. Planificación: Cómo su nombre indica es la fase donde se desarrollan los diferentes planes de gestión (cronograma, la lista de tareas y entregables, los planes de recursos, los planes de gestión de riesgos, etc.)
  3. Seguimiento y control: Aunque se muestre en secuencia, esta fase suele estar superpuesta a la fase de ejecución. En esta se hace el control de las tareas ejecutadas, la comparación con la planificación (líneas base), y la definición y aplicación de contramedidas en el caso de desviaciones.
  4. Ejecución: Durante la ejecución es cuando realmente se llevan a cabo las tareas planificadas con objeto de completar los entregables.
  5. Cierre: En esta fase se certifica que se han conseguido los entregables, o que ya no se pueden conseguir, lo que da lugar al fin del proyecto o etapa. Esta finalización formal conlleva la liberación de los recursos y la realimentación del proceso de gestión de proyectos con las lecciones aprendidas.

Aunque poner las fases ordenadas en secuencia tiene su lógica, en la práctica las verás de forma un poco diferente.

Por un lado su orden no es tan secuencial, lo que significa que no se completa totalmente una fase para dar comienzo a la siguiente; sino que estas se superponen dando lugar al siguiente gráfico:


Fases de un proyecto - No secuenciales


Con esto no estoy diciendo que el proyecto se comprima, sino que en la realidad las fases se ejecutan ligeramente en paralelo. Esto es debido a que algunos aspectos dentro de las fases suelen desarrollarse de forma progresiva, a medida que existe información para ello. Y esta información suele provenir del inicio de la siguiente fase.

Por ejemplo; en la fase de inicialización es donde debe definirse el proyecto y analizar su viabilidad, lo que a veces requiere una visión más detallada de la planificación, o empezar a definir el producto (el típico proyecto conceptual en muchos sectores) para ver si lo que se quiere hacer es viable o no. Por ello, es posible que la planificación y ejecución puedan empezar antes dando soporte a la inicialización.

La planificación suele hacerse de forma progresiva, ya que esta puede desarrollarse en más detalle a medida que se va teniendo más información del proyecto. Adicionalmente, los cambios y desviaciones te obligarán a ir ajustando la planificación durante la ejecución.

El seguimiento y control están casi superpuestos. Evidentemente se controla y se sigue lo que se está ejecutando, por ello estas fases discurren casi solapadas. Sin nada que controlar no hay control.

Por otro lado, y como te indicaba en el capítulo anterior, es muy habitual que de forma más o menos formal estas fases se desarrollen dentro de cada etapa del proyecto.


Fases de un proyecto - Etapas y fases


Una etapa puede definirse como un conjunto de tareas que permite generar un resultado con significado propio. Por lo tanto, cada etapa tiene un inicio, un alcance y un final, unido normalmente a una entrega (formal o no); lo que permite tratar cada etapa de forma similar a un proyecto.

Y, ¿Cómo afectan estos dos aspectos a la gestión práctica de un proyecto?, ¿Tiene alguna ventaja adoptar esta forma de trabajar? Pues sí.

  • Por un lado te permitirá focalizar los esfuerzos en la etapa en que estés trabajando, ya que tendrás objetivos más a corto plazo y por lo tanto más fáciles de gestionar. A parte, el equipo a gestionar se reduce, debido a que solo trabajarán aquellos que tengan alguna tarea en la etapa.
  • Unido a lo anterior, verás que los equipos de proyecto suelen ir entrando y saliendo del proyecto; y a veces suelen tener demasiadas ganas de salir. Vigila este aspecto, ya que cuando acabes una etapa debes asegurarte de que el trabajo se ha completado y ha sido correctamente transferido a la siguiente etapa.

Aprovechando los inicios y cierres de etapa puedes hacer un control de la calidad del proyecto, ya que estos son entregables que muchas veces pasan de un equipo de trabajo al siguiente, por lo que las personas que lo reciben pueden ayudarte a decir si el entregable es correcto o no.

Ejemplo. Imagina que tienes que empezar la etapa de compras, usando para ello las especificaciones técnicas que ha preparado ingeniería en la etapa de diseño. Los compradores y los proveedores que las reciben te pueden decir si son suficientemente detalladas. Si ves que los proveedores no las entienden o que compras se queja de falta de definición, ya puedes suponer que lo entregado no cumple con su objetivo.

  • Verás que se facilitan las tareas de planificación y estimación, ya que permite hacerlas de forma progresiva. Inicialmente puedes partir de estimaciones o planificaciones generales, y a medida que avances en el proyecto puedes desarrollar con mayor detalle aquellas que afecten a la siguiente etapa, aprovechando la mayor información disponible

Ejemplo. Siguiendo con el ejemplo anterior, puedes empezar el proyecto partiendo de datos de plazos y costes de proyectos anteriores similares. Pero una vez hagas el proceso de compras podrás ajustar estas estimaciones a los valores de precios y plazos que te den los propios proveedores, basados ya en tu proyecto.

En este momento tendrás una visión más ajustada y con menos riesgo del coste y plazo.

  • De los dos puntos anteriores se desprende que puedes gestionar mejor los riesgos, ya que por un lado el mayor control te permite reducir el riesgo de cometer errores o solucionarlos en etapas tempranas del proyecto; y por otro, al planificar con mayor información esta es más fiable y precisa.
  • Un punto negativo es que el foco en la etapa puede hacerte perder la visión general del proyecto. Por ello es importante que mantengas el conjunto del proyecto en tu cabeza, y procures identificar y anticipar efectos de una etapa a las siguientes.

Como puedes ver, tanto el ciclo de vida como las etapas de un proyecto son algo muy útil en la práctica, y les puedes sacar mucho partido si las usas correctamente. Teniendo esta teoría en la cabeza, y con un poco de práctica, seguro que gestionarás los proyectos más fácilmente.

¿Te ha gustado este artículo? Es extracto de la extracto de la obra Guía práctica en gestión de proyectos de Albert Garriga. Sigue el enlace para más información.

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