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lunes, 15 de julio de 2013

Plantilla resumen de acta de proyecto (2 láminas)

Imagen de: pmoinformatica.com
El Project Management Institute (PMI) define el “Acta de Constitución del Proyecto” (Project Charter en Inglés), como el documento emitido por el Patrocinador (Sponsor) del Proyecto que autoriza de manera formal su existencia, lo cual le proporciona al Gerente de Proyecto la autoridad de procurar y aplicar los recursos de la organización en su ejecución.

En una edición anterior, pmoinformatica.com, "La Oficina de Proyectos de Informática", presentó una vesión detallada del Acta de Constinución de Proyecto. En esta oportunidad, presentamos una edición reducida de dos láminas en formato Powertpoint, ideal para presentaciones para dar a conocer el proyecto. La plantilla incluye espacio para describir la justificación, descripción, riesgos, objetivos, interesados clave e hitos del proyecto.

>> Descargar la plantilla de acta de proyecto (2 láminas)

Más abajo en el artículo se presenta la descripción de las secciones de la plantilla y como completarlas.

¿Como elaborar el acta de proyecto?

Aquí te dejamos un artículo con un procedimiento para elaborar el Acta de proyecto.

6 pasos para elaborar el Acta de proyecto

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Descripción de la plantilla

El Acta de Constitución del Proyecto es uno de los primeros documentos que se prepara al comenzar un proyecto, la información para elaborarlo la suministra el patrocinador (sponsor), quien usualmente se apoya en un Gerente de Proyecto para su preparación.

La plantilla comprende las siguientes secciones:

  • Primera lámina: Aquí se indica lo siguiente:
    • Nombre del Proyecto.
    • Empresa u Organización ejecutora.
    • Fecha actual.
    • Cliente, que es el departamento o unidad de la organización que requiere el proyecto.
    • Patrocinador, usualmente un ejecutivo Vicepresidente.
    • Gerente del Proyecto, quien desempeñará el rol para Gestionar el Proyecto según prácticas como PMI o Prince 2.

  • Justificación y descripción del proyecto: Describe la necesidad de negocio que dio origen al proyecto y lo justifica. Es recomendable hacerlo en terminos del retorno de la inversión. Asimismo, se describe el propósito principal del proyecto y sus principales entregables.

  • Objetivos: Se definen en términos de las variables de desempeño de proyecto, es decir objetivos de alcance, tiempo, costo, calidad y otros. Para cada objetivo debe definirse un indicador de éxito, como por ejemplo, terminar el proyecto en un número de meses, bajo un presupuesto determinado o con un número máximo especifico de defectos de calidad.

  • Riesgos iniciales de alto nivel: Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del proyecto. Para cada riesgo es importante definir la causa raíz y su posible impacto en términos de alcance, tiempo, costo o calidad. Luego cuando comienza el proyecto, se le hace seguimiento a los riesgos durante su duración.

  • Lista de interesados (stakeholders): Se elabora una lista de los interesados. El omitir algún interesado puede ocasionar que después el producto, servicio o resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en un fracaso.

  • Lista de hitos principales: Representa la expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas para lograr ciertos entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, más no es la definitiva, dado que su factibilidad o no será definida en la fase de planificación. El disponer de esta información puede ayudar al Gerente de Proyectos en ajustar su planificación o definir si es factible el proyecto.

¿Y qué opinas tú?

¿Que opinas de nuestra plantilla de Acta de proyecto de dos láminas?, ¿Que le agregarías?, ¿Como preparas el Acta de Proyecto en tu empresa?. Te invitamos a dejar sus comentarios en la Web de La Oficina de Proyectos de Informática (pmoinformatica) y a suscribirse por los distintos canales.

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2 comentarios :

  1. Interesante y creo que esta bastante resumido para un clara visualizacion del proyecto.

    ResponderEliminar
  2. Pregunta:
    ¿El contrato puede considerarse como justificacion de un proyecto?
    Personalmente creo que en todo caso es una obligacion para el proyecto pues debe ser cumplido, mas no una justificacion. Agradecere comentarios. Saludos
    Alfonso

    ResponderEliminar

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