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miércoles, 26 de diciembre de 2012

5 pasos para una delegación efectiva

Imagen de: Picasa Web Albums
Continuando con la serie sobre Gestión de Proyectos en la fase de ejecución, en particular sobre el tema de la delegación efectiva de actividades urgentes e importantes, en este artículo se presentan 5 pasos a seguir para una delegación efectiva basada en el desarrollo profesional de la persona, que son: Evaluar las necesidades de la organización, identificar los colaboradores potenciales, delegar progresivamente, comunicar el porqué y luego evaluar y reconducir en función de los resultados.




Se presenta a continuación los 5 pasos para una delegación efectiva:

Fuente

Este artículo esta basado en las siguientes fuentes de referencia:


Gregory, A. Top 7 Tips for Effective Delegation. About.com

Acerca de otros artículos de esta serie

¿Desea obtener más información sobre la gestión de proyectos durante la fase de ejecución y la delegación efectiva de las tareas, le invitamos a visitar también los siguientes artículos en el Blog “La Oficina de Proyectos de Informática”.

>> Lo urgente y lo importante: Tareas que no deben delegarse

>> 9 recomendaciones para una delegación efectiva

>> Lo urgente y lo importante (2da Parte): Las 10 tareas rutinarias de un Gerente de Proyecto

>> Lo urgente y lo importante en la gestión de proyectos

>> Gestión de proyectos: 5 tareas claves para dirigir la fase de ejecución

Los 5 pasos para una delegación efectiva

1.- Evaluar las necesidades de la organización

Para saber que delegar y a quien se necesita tener en el equipo para hacerlo con efectividad, se requiere un panorama claro de que se está haciendo, cual es el progreso, donde se está ubicado y hacia donde se quiere ir. Por lo tanto, es necesario comenzar por evaluar sus necesidades como organización y que cualidades de actitud y técnicas se necesitan para afrontar los retos.

2.- Identificar colaboradores potenciales

Implica saber reconocer quienes en el equipo quienes tienen la actitud y están técnicamente preparados para recibir nuevas responsabilidades.

Como reconocer la actitud: 

  • Lenguaje corporal y acciones positivas.
  • Entusiasmo.
  • Compromiso demostrado.
  • Intención de asumir retos y contribuir.

Como reconocer la preparación técnica
  • Entrega lo que se espera en tiempo y alta calidad.
  • En varias ocasiones entrega más de lo esperado (agrega valor). 

3.- Delegar progresivamente (primero pocas tareas)

Cuando se delegan responsabilidades en un nuevo colaborador, lo recomendable es hacerlo de forma progresiva, en lugar de delegar muchas responsabilidades nuevas al mismo tiempo. La delegación excesiva en un nuevo colaborador puede ocasionar fracaso en la tarea y pérdida de confianza.

En este aspecto existen dos opciones, incrementar el nivel de responsabilidad en la misma área técnica en la que se desempeña el colaborador, o mantener el mismo nivel de responsabilidad pero asignarlo a otra área. En el primer caso se contribuye a profundizar los logros alcanzados, añadiendo nuevos retos y responsabilidades, mientras que en el segundo se mantiene el mismo nivel, pero se da la oportunidad al colaborador de enfrentar retos en áreas no familiares.

4.- Comunicar él porque

Cuando se delega una nueva responsabilidad en un integrante del equipo, este quedará con más trabajo que sus compañeros de equipo. Por ende, es importante comunicarles que el asignarles más trabajo que a sus pares representa una oportunidad, por lo tanto se hace necesario:

  • Comunicar a esta persona el porqué se le está asignado nuevas tareas y porque para ellos la exigencia es mayor.
  • Explicar que la razón es porque se le observa con potencial y que la nueva tarea es para brindar oportunidad para desarrollarlo. 
  • Hacer saber que durante la fase inicial, el desempeño se está evaluando de cerca. 

5.- Evaluar y reconducir

Luego de delegar la tarea, es importante mantener guía y seguimiento a esa persona de cerca, para evaluar su desempeño y ayudarle a lograr sus objetivos, por ende:

  • Cuando alguien que se le asignen nuevas tareas no cumpla las expectativas, es necesario hablar de ello con esa persona en detalle.
  • Recordar que por una vez que no se cumplan las expectativas no se debe descartar el potencial para siempre. 
  • Si una persona que ha tenido buen desempeño en el pasado, comienza a tener mal desempeño, posiblemente la falla sea de la Gerencia, no de la persona. 

¿Y qué opina usted?

¿Qué opina usted?, ¿Está de acuerdo en que se debe delegar en función de los objetivos de desarrollo profesional de la persona?, ¿Ha tenido situaciones en las que al delegar una tarea no se cumplieron las expectativas? ¿Qué cambiaría para evitar que eso suciediera?. Le invitamos a participar en el foro de discusión del blog de “La Oficina de Proyectos de Informática” (http://oficinaproyectosinformatica.blogspot.com) y a suscribirse al blog por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica o al feed RSS del Blog.

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