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lunes, 28 de septiembre de 2015

El Acta de constitución de proyecto (Project Charter) según la guía del PMBOK 5

Imagen de: The Program Manager Blog
El Project Management Institute (PMI) le atribuye un papel preponderante al Acta de constitución del proyecto (Project Charter), que sirve para establecer formalmente la razón de ser del proyecto, autoriza su existencia, establece los límites generales para el alcance, enviste de autoridad al Gerente del proyecto y le autoriza a procurar los recursos de la organización para su acometida.

Aquí les presentamos un resumen de lo que establece la Guía de los fundamentos para la Dirección de proyectos (PMBOK) 5ta edición en lo referente al Acta de constitución del proyecto.

Incluye información de cuál es su propósito fundamental, los procesos intervinientes e insumos empleados en su elaboración y las herramientas definidas por el PMI para ello.

Asimismo, mencionamos en que procesos de la gerencia de proyectos es utilizado posteriormente el Project Charter, en lo relacionado con la planificación del proyecto, gestión de requisito, alcance, cronograma y presupuesto.

¿Qué es el Acta de constitución de un proyecto (Project Charter)?

Antes de continuar con este artículo te recomendamos que leas el post sobre qué es y cuál es el contenido del Acta de constitución del proyecto (Project Charter), siguiendo este enlace:

> Que es un Acta de constitución de proyecto (Project Charter)

Área de conocimiento y procesos de la guía del PMBOK 5ta edición para elaborar el Acta de proyecto

La elaboración del acta de constitución del proyecto, está contemplado en el proceso 4.1 Desarrollar el Acta de constitución del proyecto, de la guía del PMBOK 5ta edición, proceso que forma parte del área de conocimiento de Gestión de la integración del proyecto.

La gestión de integración del proyecto incluye procesos y actividades para definir, unificar y combinar los distintos proceso y actividades de las demás áreas de conocimiento de la Gerencia de proyectos, es decir integra la gestión del alcance, tiempo, costos, comunicaciones, calidad, recursos humanos, adquisiciones, riesgos, interesados.

Por lo tanto, siendo que el acta de constitución del proyecto es el documento que establece la razón de ser del proyecto y el resultado del estudio de viabilidad, tiene sentido que forme parte del área de integración, ya que después diversos procesos de otras áreas de conocimientos lo utilizaran como insumo.

Otros aspectos importantes sobre el Acta de constitución del proyecto en la guía del PMBOK 5 son:
  • El patrocinador del proyecto (Sponsor) desempeña un rol preponderante en el desarrollo del alcance inicial y del acta de constitución del proyecto. De hecho, cuando aún no ha sido nombrado un Gerente de proyecto, es el patrocinador quien lidera el esfuerzo inicial de dar forma a la iniciativa y estudiar su viabilidad.
  • El grupo de procesos de inicio del ciclo de gestión de proyectos de la metodología PMI, está integrado por la identificación de los interesados (Stakeholders) y el desarrollo del acta de constitución del proyecto (Project Charter).
  • El acta de constitución del proyecto es el hito que culmina la fase de inicio del proyecto y a su vez es el principal vínculo con el grupo de procesos de la fase de planificación.
  • En el momento en que se aprueba el acta de proyecto este se considera formalmente autorizado.
  • Si se sigue la metodología PMI, debería cumplirse este hito de aprobar el acta de proyecto antes de invertir mayor tiempo y esfuerzo (no siempre ocurre así en la práctica).

Lecturas recomendadas en Gerencia de proyectos

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¿A partir de que documentos se elabora el Acta de proyecto?

Como muestra la siguiente figura, la elaboración del acta de constitución del proyecto se realiza por medio del juicio de expertos y técnicas de facilitación, tomando como insumo el enunciado de trabajo del proyecto, el caso de negocio, los acuerdos entre los interesados, los factores del entorno y los procesos de la organización.


La guía del PMBOK 5ta edición establece los siguientes insumos para la elaboración del Acta de constitución de proyecto:

El enunciado de trabajo del proyecto

  • Es la descripción narrativa de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.
  • Si el proyecto es interno, el iniciador o patrocinador proporciona el enunciado de trabajo, basándose en las necesidades de la empresa o requisitos del producto.
  • Cuando el proyecto es externo, el enunciado puede venir como solicitud de propuesta (RFP), de información (RFI) o de ofera (RFQ), e inclusive como parte de un contrato.
  • Este enunciado de trabajo hace referencia a:
    • La necesidad del negocio.
    • Descripción del alcance del producto.
    • Plan estratégico.

El último punto (Plan estratégico) es de suma importancia dado que el énfasis de los proyectos en la actualidad debe ser la alineación con el plan estratégico, contribución para lograr los objetivos de la organización y aportar valor al área de negocio.

Caso de negocio

Proporciona la información necesaria desde la perspectiva de negocio para determinar si el proyecto es viable en términos de la inversión requerida.

Te recomendamos consultar nuestra plantilla de caso de negocio en el siguiente enlace, que describe en detalle su contenido.

> Plantilla de caso de negocio de un proyecto

Acuerdos

Como lo establece la guía del PMBOK 5ta edición, son las intenciones iniciales de un proyecto que pueden tomar la forma de contratos, memorandos de entendimiento, acuerdos de nivel de servicio, cartas de acuerdo, declaraciones intencionales e inclusive acuerdos verbales, correos electrónicos u otros. Toda esta documentación se reúne para darle forma estructurada en el Acta de proyecto.

Factores ambientales de la empresa

Los factores ambientales a los que está sometida la empresa pueden influir sobre toda la gerencia de proyectos, en este caso deben tomarse en cuenta estándares gubernamentales, de la industria o reglamentos, la cultura de la organización, condiciones del mercado y otros aspectos del entorno.

Activos de los procesos de la organización

Asimismo, la gerencia de proyectos está condicionada por las políticas y procedimientos de la organización, incluyendo estructura organizativa, políticas, definiciones de procesos, formatos y plantillas.

Aquí te dejamos un enlace a plantillas de acta de proyecto que pueden ser de utilidad para tu organización

> Plantilla de Acta de constitución de proyecto (Project Charter)

> Plantilla de Acta de proyecto resumida (2 láminas)

Para elaborar el acta de proyecto también debe tomarse en cuenta la información histórica del desempeño de proyectos pasados y en especial las lecciones aprendidas. Te recomendamos estos enlaces interesantes.

> Importancia de las lecciones aprendidas

> Como aprovechar las lecciones aprendidas en los proyectos

> Plantilla para documentar las lecciones aprendidas

¿Cuáles herramientas se usan para elaborar el Acta de proyecto? Según el PMBOK 5ta edición

La guía del PMBOK 5ta edición destaca la importancia del juicio de expertos en la elaboración del acta de constitución del proyecto, para lo cual se involucra a múltiples personalidades y unidades de la organización en el proceso de elaboración. 

Esto incluye la participación de los líderes de departamentos, consultores internos o externos, interesados (Stakeholders) incluyendo clientes y patrocinadores, e inclusive grupos externos como asociaciones de profesionales, grupos industriales y expertos en la materia.

Si la organización cuenta con una Oficina de gerencia de proyectos (PMO) está también juega un papel primordial en definir las metodologías y procedimientos para elaborar el acta de proyecto.

Para orquestar el proceso de elaboración, el PMBOK 5 establece las técnicas de facilitación para orquestar el proceso de aporte de ideas y elaboración, realizando sesiones de tormenta de ideas, levantamiento de información, resolución de conflictos, análisis de problemas, entre otras.

Aquí te dejamos un enlace a un artículo que te proporcionará información de los pasos a seguir para elaborar el acta de constitución de proyecto:

> 6 pasos para elaborar el Acta de proyecto

¿Cuándo y para que se utiliza el Acta de proyecto luego de elaborada?

La guía del PMBOK 5ta edición tiene establecido al Acta de constitución del proyecto (Project Charter) como insumo de los siguientes procesos del área de planificación.

Desarrollar el plan para la Dirección del proyecto (Gestión de integración)

Considerando que el acta de constitución contiene los límites de alto nivel del proyecto, es el punto de partida y principal insumo para elaborar el Plan de dirección del proyecto, proceso de planificación que también forma parte del área de gestión de la integración del proyecto.

Dicho proceso se encarga de orquestar el proceso de planificación, elaboración de planes secundarios como el de alcance, tiempo y presupuesto, para finalmente integrarlos en un plan de dirección para todo el proyecto, que define la manera en que el proyecto se ejecuta, se hace seguimiento, se controla y se cierra.

Planificar la gestión de alcance, recopilar requisitos y definir el alcance

Los procesos de Planificar la gestión del alcance (5.1), Recopilar requisitos (5.2) y Definir el alcance (5.3) forman parte del área de conocimiento de Gestión del alcance del proyecto, establecida en la guía PMBOK 5ta edición.

Por medio de estos procesos, se realizan las siguientes actividades:

  • Definir el plan que documente como se va a definir, validar y controlar el alcance.
  • Identificar las necesidades y requisitos establecidos por los interesados, para cumplir con los objetivos del proyecto.
  • Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

En este contexto, el Acta de constitución del proyecto se utiliza para obtener información de contexto necesario para elaborar el Plan de gestión del alcance.

Asimismo, considerando que el Acta de constitución contiene las características del producto, servicio o resultado, además de los requisitos de aprobación del proyecto, a partir de ella también se desarrollan los requisitos detallados y a su vez el enunciado detallado del alcance del proyecto.

Cabe destacar que inclusive en las organizaciones que no utilizan un acta de proyecto formal, de todas formas será necesario llevar a cabo un análisis informal, para poder establecer el contenido inicial que después servirá de base a la planificación del alcance.

Planificar la gestión del cronograma (6.1)

Con este proceso, la metodología PMI persigue establecer las políticas, procedimientos y documentación necesarios para planificar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

El Acta de constitución del proyecto contiene un resumen de cronograma de hitos y los requisitos de aprobación del proyecto, los cuales sirven de insumo para elaborar el plan de gestión de cronograma del proyecto.

Planificar la gestión de los costos (7.1)

La planificación de la gestión de costos se realiza para establecer los procedimientos de planificación y gestión del gasto y control de los costos del proyecto, produciendo un plan de gestión de costos que se integrará al plan de dirección del proyecto.

En este contexto, el Acta de proyecto le proporciona el resumen del presupuesto analizado en la fase de inicio, permitiendo desarrollar a partir del mismo el presupuesto detallado del proyecto.

Asimismo, contiene los requisitos de aprobación que deben servir de lineamiento para los procesos de gestión y aprobación de costos que serán documentados en el plan.

Planificar la gestión de los riesgos (11.1)

El área de conocimientos de la Gestión de riesgos del proyecto es un componente fundamental de la visión de la metodología PMI de la Gerencia de proyectos, y esta comienza con la planificación de la gestión de riesgos.

El acta de constitución del proyecto proporciona varios insumos a este proceso, entre los cuales están los riesgos de alto nivel identificados en la fase de inicio, así como las descripciones del proyecto y requisitos de alto nivel.

Elaborar el acta de proyecto implica validar la viabilidad del proyecto, y por ende se suelen identificar riesgos y la forma de mitigarlos, estas definiciones de riesgos de alto nivel deben alimentar la gestión de riesgos detallada que se realizará durante la fase de planificación.

Identificar a los interesados (13.1)

El acta de constitución del proyecto suele suministrar información sobre los distintos actores que influyen en el proyecto y como estos se ven afectados por el resultado, esto incluye al patrocinador, clientes, miembros del equipo, grupos internos de la organización o departamentos, e inclusive puede contener información de grupos externos cuyos requisitos deben cumplirse.

Esta información sirve de insumo a la identificación de los interesados (proceso 13.1 del PMBOK) en el cual se amplía la lista de interesados y se documenta un registro de interesados con su información e contacto, área de la organización que integran y muy en especial cuáles son sus intereses, participación, nivel de influencia e impacto en el proyecto.

Manejo de los cambios al acta de constitución del proyecto

El acta de constitución del proyecto (Project Charter) representa en si el objetivo final o la esencia del proyecto, cambiar el acta de proyecto significaría cambiar en forma importante el proyecto en sí, es decir, estaríamos hablando de un nuevo proyecto.

La metodología PMI no establece procesos que permitan cambiar el acta de proyecto, de hecho una vez que es elaborada a partir de allí se elabora el Plan de dirección de proyecto y otros documentos de la fase de planificación y son estos los que pueden ser cambiados como parte de la gestión integrada de cambios, ejecución del proyecto o su seguimiento o control.

Sin embargo, si existen circunstancias que podrían ameritar hacer cambios menores, es recomendable tener un procedimiento establecido que puede ser parte de la gestión integrada de cambios. En estos procedimientos se establecerá cuáles son los supuestos o condiciones bajo las cuales puede cambiarse, como se evaluaran los cambios propuestos y como se aprobaran.

¿Y qué opinas tú?

¿Qué opinas sobre lo establecido para el Acta de constitución de proyecto en la guía del PMBOK?, ¿Consideras que tiene aplicación en la práctica?, ¿Utilizas el Acta de proyecto de esa manera?, ¿Qué usos adicionales le das en la Gerencia de proyectos de tu organización?

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