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lunes, 4 de marzo de 2013

PMBOK 5ta edición: El papel de la PMO

Imagen de: Delphinus Tecnologies
Con este artículo, Pmoinformatica.com, “La Oficina de Proyectos de Informática”, continúa exponiendo el contenido de la nueva guía del PMBOK (en su quinta edición). En esta ocasión, nos enfocaremos en el papel desempeñado por una Oficina de Gestión de Proyectos (Project Management Office) o PMO por sus siglas en inglés.

El papel de la PMO se describe en la sección 1 “Introducción”, subsección 1.4.4 de la nueva guía del PMBOK, el cambio respecto a la edición anterior del PMBOK (la cuarta edición) consiste en que el contenido y discusión fue expandido. Presentamos un resumen de este contenido, incluyendo los distintos grados de influencia y control que puede ejercer la PMO sobre los proyectos de la organización, la forma en que está proporciona apoyo a los Directores, Gerentes y Líderes de Proyecto, y las diferencias de objetivos que persiguen los Gerentes de Proyecto y la PMO.

Pmoinformatica.com presenta el papel de la PMO según el PMBOK 5ta edición:

El PMBOK define la PMO como una estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados con la gobernabilidad de los proyectos de una organización. Facilitando el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas y técnicas de la Gestión de Proyectos.

El papel de una PMO puede ir desde la provisión de soporte en Gestión de Proyectos a los Gerentes de área hasta ser responsable directo de la gestión varios proyectos.

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Sigue los enlaces:

La Guía del PMBOK 5 (Edición en Español)
Autor: Project Management Institute
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>> España (amazon.es)
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) en su quinta edición, traducida al español por el Project Management Institute (PMI).


Rol desempeñado por la PMO según su grado de influencia y control en la organización

Existen distintos tipos y variantes de una PMO, según el grado de influencia y control de los proyectos. El papel desempeñado por la PMO puede ser de: 

  • Soporte: Una PMO de soporte ejerce un rol de consultoría en los proyectos, en la forma de plantillas, mejores prácticas, entrenamiento, acceso a información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Bajo esta forma, el grado de control proporcionado por la PMO es bajo.
  • Seguimiento y Control: Las PMO de Control además de proporcionar soporte aseguran en cumplimiento por diversos medios. El cumplimiento implica verificar que se estén usando las metodologías, verificando el uso de plantillas y herramientas, así como otros mecanismos de gobernabilidad. El grado de control proporcionado es medio. 
  • Dirección: La PMO asume la dirección y control directo de los proyectos. El grado de control proporcionado es alto. 

La PMO y la planificación estratégica de la organización

La PMO también puede ejercer el rol de integrar la información de proyectos estratégicos e informar a la alta gerencia acerca de cómo se están logrando los objetivos de negocios relacionados.

La PMO es el enlace natural entre los proyectos, portafolios y programas con los sistemas de medición corporativos (como por ejemplo el Balance Scorecard).

Los proyectos que sean gestionados por la PMO no necesariamente estarán relacionados entre sí. El rol de la PMO dependerá de las necesidades de la organización a la cual sirve.

La PMO puede actuar como un interesado clave (stakeholder), pudiendo dar recomendaciones y tomar decisiones de cancelar proyectos u otras acciones dirigidas a mantener los proyectos alineados con los objetivos estratégicos. Adicionalmente, la PMO puede estar involucrada en la procura y asignación de recursos humanos dedicados a la Gestión de Proyectos.

Formas en que la PMO proporciona apoyo a los Gerentes de Proyecto

Entre las formas en que la PMO proporciona apoyo a los Gerentes de Proyectos, están:
  • Gestionar recursos compartidos entre los proyectos manejados por la PMO.
  • Identificación y desarrollo de metodologías, mejores prácticas y estándares de gestión de proyectos. 
  • Servir de Coach, mentor y proporcionar supervisión. 
  • Proporcionar entrenamiento.
  • Desarrollar estándares, políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida.
  • Monitorear el cumplimiento de estos estándares, políticas, procedimientos y plantillas por medio de auditorías de proyectos. 
  • Coordinar la comunicación entre proyectos. 

Diferencia entre el rol de la PMO y el del Gerente de Proyecto 

Los Gerentes de Proyecto y la PMO persiguen distintos objetivos, por lo cual poseen distintas necesidades. Las diferencias entre el papel de cada uno son:
  • El Gerente de Proyecto está enfocado en objetivos específicos de sus proyectos, mientras que la PMO gestiona cambios de alcance mayores en programas de proyecto, que representen mejora en las oportunidades para el logro de los objetivos estratégicos de la organización.
  • El Gerente de Proyectos controla los recursos asignados al proyecto con el fin de asegurar el logro de los objetivos, mientras que la PMO optimiza el uso de recursos organizacionales compartidos entre los proyectos a su cargo. 
  • El Gerente de proyecto maneja las restricciones o limitantes (Alcance, cronograma, costo, calidad, ect.) entre los proyectos individuales, mientras que la PMO gestiona las metodologías, estándares, riesgos y oportunidades a un nivel general, métricas e interdependencias entre los proyectos a un nivel de empresa. 

¿y qué opina usted?

¿Qué opina usted del rol de la PMO en la Gestión de Proyectos?, ¿Cuál de estos roles desempeña en su organización?, ¿Ha participado en implementar una PMO?, ¿Cuál fue el resultado?. Le invitamos a dejar sus comentarios en la Web de La Oficina de Proyectos de Informática (pmoinformatica) y a suscribirse por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica, a nuestra página de Facebook o al feed RSS. 

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Fuentes de Referencia

Project Management Institute (PMI). Project Management Body of Knowledge 5ta Edición

¿Buscas la nueva guía del PMBOK 5ta edición?
Sigue los enlaces:

La Guía del PMBOK 5 (Edición en Español)
Autor: Project Management Institute
>> Latinoamérica (amazon.com)
>> España (amazon.es)
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) en su quinta edición, traducida al español por el Project Management Institute (PMI).


La Guía del PMBOK 5 (Edición en Inglés)
Autor: Project Management Institute
>> Latinoamérica (amazon.com)
>> España (amazon.es) 
La Quinta edición del Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide), edición original en inglés publicada por el PMI.

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