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martes, 4 de diciembre de 2012

Lo urgente y lo importante (2da Parte): Las 10 tareas rutinarias de un Gerente de Proyectos

Imagen de: Picasa Web Albums
Posiblemente el principal reto para todo Gerente de Proyectos, en la fase de ejecución, es el definir prioridades y tomar acciones, considerando la cantidad de cosas por hacer, tareas, asuntos, problemas y otras situaciones que se presentan en el día a día.

Presentamos un nuevo artículo de la serie de lo Urgente y lo importante en la gestión de proyectos. En esta entrega, se describen 10 tareas que deben hacerse de forma rutinaria.

El día de un Gerente de Proyectos comienza revisando la lista de cosas por hacer y tomando acciones sobre asuntos importantes (Prioritarios), luego prosigue con actividades del día a día, tales como mantener constante atención sobre las necesidades del equipo, actuar como la central de comunicaciones del proyecto, mantener informado permanentemente al patrocinador (Sponsor), actualizar el cronograma y lista de cosas por hacer, responder preguntas, manejar las interrupciones y gestionar los riesgos.

Presentamos 10 actividades clave en el día a día de un Gerente de Proyectos:


Acerca de otros artículos de esta serie

El tema de priorización de lo urgente y lo importante en el día a día de los Gerentes, así como las actividades claves para un proyecto que se encuentra en etapa de ejecución, han sido tratado en artículos anteriores del Blog, ¿Quiere saber más?, le invitamos a leer estos artículos:

<< Lo urgente y lo importante en la Gestión de Proyectos
<< Gestión de Proyectos: 5 tareas clave para dirigir la fase de ejecución

1.- Revisar la lista de cosas por hacer (Lista To-Do)

Es imprescindible para todo Gerente el manejar una lista de cosas por hacer (To-Do), esto puede hacerse al principio del día o al final del día anterior, según la preferencia personal. Al revisar la lista, es necesario definir la importancia y urgencia de cada actividad. 

La importancia viene dada en función del grado de impacto sobre los objetivos (fechas, proyectos, objetivos al año), mientras que la urgencia viene dada por el tiempo queda para ejecutarla.

¿Desea más información sobre esto?, consulte el artículo:

2.- Tomar acciones al principio del día sobre tareas en la lista de cosas por hacer

Una vez actualizada la lista de cosas por hacer, es necesario tomar acciones sobre las tareas en el siguiente orden, según su importancia y prioridad. Las tareas importantes son prioritarias sobre las no importantes.

Sobre las importantes, el Gerente debe tomar acciones inmediatas y directas, por ejemplo realizar llamadas, buscar ayuda para una persona, eliminar impedimentos, etc.

Las actividades no importantes pueden ser delegadas en colaboradores del equipo. Debe mantenerse el seguimiento en caso que estas cambien de importancia nuevamente.

Lo recomendable es tomar acción inmediata sobre toda tarea que requiera menos de dos minutos, mientras que las que requieran más de dos minutos, deben ser clasificadas e incluidas en la lista de cosas por hacer según su importancia y urgencia.

Para mayor información, le recomendamos los siguientes artículos:

3.- Atención permanente al equipo de trabajo

Implica conversar diariamente con los reportes directos y no directos (si es necesario), preguntarles acerca de los retos que están enfrentando, preguntándoles sobre los impedimentos que tengan, ayudar a eliminar esos impedimentos, bien sea por medio de intervención directa o con la ayuda de otros miembros del equipo, ayudarles con sus tareas, entre otros.

Para el Gerente de Proyectos, es crítico estar presente tanto física como mentalmente, es esencial establecer lazos con los integrantes de su equipo de trabajo. Mucho puede lograrse con sólo dar los buenos días, preguntarles como han estado el día anterior y preguntarles sobre las carencias que tengan y que ayuda necesitan. 

Esto le ayuda al Gerente tomar el pulso del equipo y fomenta un buen clima de trabajo en el equipo, y más aún, esto ayuda al Gerente a conocer la personalidad de cada individuo, evaluar su potencial y determinar a quien podría promover en un momento dado.

4.- Actuar como una central de comunicaciones del proyecto

Debe hacer seguimiento a todas las comunicaciones entre distintos individuos y áreas del proyecto, asegurando entendimiento común, esto es que el emisor y receptor de toda comunicación tienen el mismo entendimiento de su contenido.

Una buena práctica es establecer como norma que todo correo electrónico enviado debe ser seguido de una llamada para hacer saber al receptor que se ha enviado y clarificar el contenido.

5.- Comunicarse con el patrocinador (Sponsor) constantemente

La comunicación con el patrocinador (Sponsor) debe ser diaria, bien sea por correo electrónico, teléfono o cara a cara. Esto asegurará que el Sponsor este constantemente al tanto acerca del proyecto y podrá responder adecuadamente a cualquier escalamiento.

Para mayor información, le recomendamos el siguiente artículo:
El patrocinador (Sponsor) del proyecto: Rol que debe asumir y lo que no debe hacer

6.- Actualizar el cronograma de proyecto y la lista de cosas por hacer

Esto con la finalidad de reflejar las actividades que están completadas, o en su defecto el porcentaje de avance. La actividad puede ser delegada por el Gerente de Proyecto en uno de sus colaboradores. Durante la revisión del cronograma, se pueden identificar tareas que deban ser incluidas en la lista de cosas por hacer como urgentes o importantes.

7.- Responder preguntas

Consiste en responder a las preguntas del Sponsor, cliente, equipo y otros involucrados. Al responder estas preguntas, se sugiere clarificarlas por su importancia y urgencia, como se ha visto en puntos anteriores. 

De esta forma, se responden primero las preguntas importantes (según los objetivos del proyecto), mientras que las no importantes se solicita tiempo al interlocutor o se delegan en un colaborador.

¿Desea más información?, le recomendamos el siguiente artículo

8.- Preparar el reporte de estatus semanal

A pesar de ser semanal, se recomienda actualizar diariamente el reporte de estatus, con la finalidad de tener menor carga de trabajo el día anterior al envío del reporte.

Para mayor información, le recomendamos el siguiente artículo:

9.- Manejar interrupciones

El trabajo de un Gerente de Proyectos está sujeto a interrupciones, la llamada de un cliente solicitando alguna información no importante, llamada de otros involucrados solicitando un cambio de alcance, correos electrónicos de integrantes del equipo haciendo preguntas, y muchas posibles interrupciones más. 

La clave esta en primer lugar, darse cuenta que no son interrupciones, sino que son parte del trabajo de un Gerente de Proyectos, luego, cada interrupción debe ser clasificad según su importancia y urgencia, si es importante se atiende directamente, sino lo es se delega en un colaborador, pero sin dejar de atenderlas también.

10.- Gestionar los Riesgos

Incluye, gestionar riesgos y asuntos, incluyendo las respuestas a los riesgos y actualización del registro de riesgo, para mayor información le presentamos los siguientes artículos:

5 preguntas y respuestas sobre la identificación de riesgos
Como hacer el seguimiento de los riesgos en proyectos
Plantilla para la Gestión de Riesgos en proyectos: Actualización Octubre 2012

Otras tareas

Entre otras actividades del día a día pueden estar el gestionar conflictos, entre miembros del equipo,   cliente, proveedores y otros implicados, manejar las expectativas de los involucrados, por ejemplo clarificar a un involucrado que algo no está en el alcance del proyecto, entre otros. 

Conclusión

En resumen, el día a día de un Gerente de Proyectos es:

  • Revisar lista de cosas por hacer y tomar acciones según su importancia y urgencia.
  • Mantener atención permanente a las necesidades del equipo.
  • Gestionar las comunicaciones del proyecto.
  • Comunicar información al patrocinador (Sponsor) constantemente.
  • Mantener actualizado el cronograma, lista de cosas por hacer y reporte de estatus.
  • Responder preguntas.
  • Manejar las interrupciones según su probabilidad e impacto.
  • Gestionar los riesgos.

¿Y qué opina usted?, ¿Cuales en su opinión son las actividades más importantes en el día a día de un Gerente de Proyectos?, ¿A cuales les daría prioridad?, ¿Porque?, ¿Que prácticas le ha traido buenos resultados ?. Le invitamos a participar en el foro de discusión del blog de “La Oficina de Proyectos de Informática” http://oficinaproyectosinformatica.blogspot.com) y a suscribirse al blog por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica o al feed RSS del Blog.

<< Ver artículo anterior: Lo urgente y lo importante en la Gestión de Proyectos




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Referencia:

Project Management Questions. List of daily tasks of a project manager
http://www.projectmanagementquestions.com/2705/list-of-daily-tasks-of-a-project-manager

Forbes. 14 Things you should do at the start of every work day
http://www.forbes.com/pictures/efkk45jlkf/14-things-you-should-do-at-the-start-of-every-work-day-3/

Brookins, M. What Can You Do Everyday to Improve Yourself as a Business Owner?
http://smallbusiness.chron.com/can-everyday-improve-yourself-business-owner-25445.html

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>> Lo Urgente y lo importante en la Gestión de Proyectos

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>> 5 preguntas y respuestas sobre la identificación de riesgos

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