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lunes, 24 de septiembre de 2012

Plantilla para documentar lecciones aprendidas

Imagen obtenida de: Picasa Web Albums
Todos los proyectos experimentarán a lo largo de su ejecución situaciones favorables o desfavorables. Una actividad primordial de todo equipo de trabajo es el identificar estas situaciones y analizar lo que se pueda aprender de ellas.

Para ello, existe el instrumento de las "Lecciones Aprendidas", las cuales permiten documentar estas situaciones, analizar sus causas raíz, el impacto que tuvieron en el proyecto y determinar que acciones fueron efectivas para mitigar sus efectos en el caso de las amenazas, y mejorarlos en el caso de las oportunidades. El objetivo es que podamos aprender de nuestros errores, se observa que es un elemento con frecuencia omitido, perdido en el día a día de los equipos de trabajo y los Directores de Proyecto.

Presentamos la Plantilla para documentar lecciones aprendidas de “La Oficina de Proyectos de Informática” en el siguiente enlace.  Está libre de derechos de autor y puede ser usada libremente por nuestros lectores. Se incluye un ejemplo de cómo llenarla, en la pestaña “Ejemplo”.


La Plantilla debe ser usada para guardar un registro centralizado de las lecciones aprendidas que se levantan en distintos proyectos, no como minuta de una sesión de retrospectiva o lecciones aprendidas.

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Descripción de la plantilla

Cada vez que un proyecto ejecuta una sesión de lecciones aprendidas, se pasa una minuta y se categoricen las lecciones aprendidas. Una vez revisadas y aprobadas las lecciones aprendidas se actualiza el registro con la siguiente información:

  • Nro. de ref: Numeración de la lección aprendida según formato acordado, identifica unívocamente a una lección aprendida.
  • Código de proyecto: El código de proyecto en el que se identificó la lección aprendida. 
  • Nombre del proyecto: Nombre descriptivo del proyecto en el que se identificó la lección aprendida. 
  • Área / Categoría: Categorías en las que se clasificaran las lecciones aprendidas, por ejemplo, en un proyecto de Desarrollo de Software estás pueden ser Técnicas, Funcionales, Comunicación, Gestión de los implicados, entre otros; o por ejemplo podrían usarse las áreas de conocimiento de la Gestión de Proyecto, por ejemplo alcance, tiempo, calidad, comunicaciones, entre otros. 
  • Fecha: Día, mes y año en que se presentó la situación descrita. 
  • Amenaza / Oportunidad: Se indica si la lección aprendida está relacionado con un efecto adverso (amenaza) que debe evitarse en el futuro o está asociado con un efecto positivo en el proyecto (oportunidad) sobre el cual deben tomarse acciones para mantenerlo. 
  • Título de la lección aprendida: Alusivo a la situación presentada. 
  • Descripción de la situación: Describe los antecedentes y circunstancias que ocasionaron el asunto sujeto de la lección aprendida, siendo importante el identificar las causas raíz que ocasionaron la situación. 
  • Descripción del impacto en los objetivos del proyecto: Efecto que la situación planteada tuvo sobre los objetivos del proyecto, por ejemplo: Retraso en la fecha de entrega del proyecto (expresado en unidad de tiempo), incremento de los costos (expresado en unidad de esfuerzo), reducción de niveles de calidad, insatisfacción del cliente, entre otros. También puede reflejar impactos positivos, por ejemplo, se término la actividad antes de la fecha planificada, se ejecutó una actividad a una fracción del costo, entre otros. Es importante expresar el impacto en términos que se puedan medir. 
  • Acciones correctivas y preventivas implementadas: Enumerar las acciones correctivas implementadas para reducir o mejorar los efectos de la situación (dependiendo si son amenazas u oportunidades) y acciones preventivas para reducir o incrementar la probabilidad que se vuelvan a presentar en el futuro. 
  • Lección Aprendida / Recomendaciones: Resume las acciones y estrategias a adoptar en el futuro para evitar que se presente nuevamente la amenaza o para aprovechar la oportunidad (si es una lección de impacto positivo). Se construye a partir de las experiencias de las acciones tomadas para corregir la situación. 

En qué momento del proyecto documentar las lecciones aprendidas

Para que sea efectiva, la identificación y documentación de lecciones aprendidas debe hacerse continuamente, para asegurar que no se olvide información si se deja para el final.

Diversas metodologías de desarrollo de software y gestión de proyectos contemplan las lecciones aprendidas, como por ejemplo el desarrollo ágil de software, que tiene establecida la reunión de retrospectiva realizada al final de cada iteración.

En las metodologías de gestión de proyectos, como por ejemplo el PMI, las lecciones aprendidas es un punto en los cierres de fase o proyecto, así como también al culminar cada ciclo de control (de alcance, costo, calidad, tiempo, ect.).

Un buen método para identificar lecciones aprendidas en reuniones de trabajo, es formular una lista de preguntas como la siguiente:

  • ¿Cuales objetivos del proyecto se alcanzaron? (Fecha, Costo, Calidad, etc.).
  • ¿Qué funcionó bien en nuestro proyecto?. 
  • Para cada aspecto que salió bien u objetivo logrado: ¿Cuál es la causa raíz que desencadeno dicho resultado positivo. 
  • ¿Cuáles objetivos no se alcanzaron? (Fecha, Costo, Calidad, etc.). 
  • ¿Qué no salió bien en nuestro proyecto?. 
  • ¿Qué imprevistos (sorpresas) tuvo que manejar el equipo?. 
  • ¿Qué circunstancias no fueron anticipadas?. 
  • Para cada aspecto que no salió bien: ¿Cuál es la causa raíz que ocasionó la dificultad?. 

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