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lunes, 29 de octubre de 2012

5 preguntas y respuestas sobre la identificación de riesgos

Imagen de: Picasa Web Albums
Todo proyecto siempre poseen niveles de incertidumbre sobre la actividad a realizar y el producto a entregar, son riesgos que deben ser gestionados.

En este artículo se exploran 5 preguntas y respuestas sobre la identificación de los riesgos en un proyecto, incluyendo quien debe participar, cuando debe hacerse, cuando termina (o más bien no termina) la identificación de riesgos, la importancia de la creatividad, el pensamiento innovador, herramientas y técnicas para la identificación de los riesgos.

El verdadero valor de un plan de riesgos, no reside en el cálculo de valor monetario, sino en la identificación de todos los riesgos y en la definición de planes de respuesta.

Identificar riesgos en un proyecto no se trata sólo de herramientas y técnicas, la creatividad, el pensamiento innovador y participación de todos los integrantes del equipo juegan un papel importante.

Presentamos a continuación 5 preguntas y respuestas sobre la identificación de riesgos:

1.- ¿Quién debe participar?

La identificación de riesgos es un ejercicio en el cual debe participar integrantes claves de todas las áreas técnicas involucradas en un proyecto, específicamente:

  • El Sponsor del Proyecto. 
  • Gerente / Jefe de Proyecto. 
  • Integrantes del equipo. 
  • Representantes del cliente o área de negocio solicitante del proyecto. 
  • Usuarios finales del producto o sus representantes (no necesariamente es el mismo cliente). 
  • Expertos técnicos externos al proyecto. 
  • Otros sponsors y gerentes de proyectos similares. 
  • Otros involucrados en el proyecto. 
  • Expertos de la oficina de gestión de proyectos o unidad de gestión de riesgos. 

No necesariamente todos los integrantes del equipo deben participar, puede hacerse con integrantes clave, sin embargo, deben existir canales de comunicación para que cualquier persona pueda levantar alertas sobre algún riesgo.

Los expertos técnicos poseen conocimiento detallado del producto y sus implicaciones técnicas, desempeñando labores de consultoría. Al igual que los expertos de la oficina de gestión de proyectos o unidad de gestión de riesgos quienes poseen conocimientos en metodología.

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2.- ¿Cuándo debe hacerse?

El primer y mayor esfuerzo de identificación de riesgos debe hacerse durante la fase de planificación del mismo, antes de comprometer el cronograma y presupuesto final del proyecto. La forma proceder consiste en:

  • Antes de iniciar la identificación de los riesgos, es necesario tener avance en la primera versión de la definición de alcance, cronograma, presupuesto, planes de calidad y comunicaciones.
  • Luego, se recopilan todos los riesgos identificados durante dicha elaboración y se documentan en el registro de riesgos. 
  • Cuantificar y desarrollar planes de respuesta para los riesgos identificados. 
  • Revisar nuevamente el alcance, cronograma, presupuesto y plan de calidad, para ajustar los mismos según los planes de respuesta al riesgo determinados. 

Por ejemplo, si se decidió eliminar una actividad riesgosa del alcance, el documento de definición de alcance es actualizado, o por ejemplo si se decidió incluir una holgura para compensar por un posible retraso en un insumo, esto debe registrarse en el cronograma.

De nada sirve identificar los riesgos si después no se toman acciones en los planes para responder a los mismos.

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3.- ¿La identificación de riesgos se hace solamente en la fase de planificación?

No, la identificación de riesgos debe ser continua durante todo el proyecto, no concluye con la fase de planificación. Una vez comience la ejecución del proyecto, periódicamente deben revisarse el registro de riesgos para determinar si los mismos continúan vigentes o si existen nuevos riesgos.

Si se identifican nuevos riesgos o algunos cambian de nivel de impacto, deben realizarse correcciones a los planes de proyecto en las áreas de alcance, cronograma, presupuesto, calidad, comunicaciones, etc.

La figura muestra como la identificación de riesgos se realiza en distintas etapas del proyecto.


Por ejemplo, si al principio del proyecto habíamos reservado cierta holgura para cubrir un riesgo y durante la ejecución, para luego determinar que dicho riesgo no ocurrirá (tiene baja probabilidad), podríamos eliminar la holgura y terminar antes de la fecha.

Otro ejemplo, si identificamos un nuevo riesgo sobre la calidad del producto, podríamos evaluar incluir pruebas adicionales en el plan de calidad, lo cual a su vez supondrían cambios en las definiciones de alcance, cronograma y presupuesto.

4.- ¿Cómo influyen la creatividad y el pensamiento innovador en la identificación de riesgos?

La creatividad y el pensamiento innovador desempeñan un papel fundamental, el fomentar que los Gerentes de Proyectos y miembros del equipo a que realmente se involucren en la identificación de riesgos, permitirá un mayor campo sobre el cual realizar análisis y planeación de las respuestas.

El Análisis de escenarios y las sesiones de tormenta de ideas (Brainstorming) son aspectos importantes, pero lo es más aún el fomentar un ambiente de trabajo en el cual a los integrantes del equipo estén abiertos a nuevas ideas y cierto grado de pesimismo.

Es necesario motivar e inclusive premiar a miembros del equipo que sin tapujos planteen situaciones riesgosas y muestren interés en identificar todas las áreas en que posibles fallas puedan ocurrir.

Cuando de identificación de riesgos se trata, entre más creativo sea, menor expuesto se estará a la incertidumbre en el logro de los objetivos.

5.- ¿Cuáles son las herramientas y técnicas a usar en la identificación de los riesgos?

El registro de riesgos

De entrada, es importante contar con un instrumento que sirva para el registro de los riesgos que se van a documentar en el proyecto. Nuestro blog “La Oficina de Proyectos de Informática” cuenta con una plantilla.

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Catalogo de riesgos 

También, es importante contar con un marco de referencia de los riesgos presentes en el proyecto que se está ejecutando, para esto, puede solicitarse un “catalogo de riesgos” a la Oficina de gestión de proyectos o unidad de gestión de riesgos. Si no se cuenta con estos recursos, se puede emplear consultores en gestión de riesgos y consultar a expertos técnicos en el área de proyecto.

Un catalogo de riesgos por lo general consiste en documentación de un conjunto de riesgos que pueden estar presente en un determinado proyecto, clasificados en categorías como por ejemplo económicos, gestión de proyectos, cliente, proveedores, producto, etc. Esta lista de riesgos predefinidos puede variar según la industria.

El catalogo de riesgos se puede organizar de forma de lista de chequeo (Checklist) en la cual cada riesgo genérico es analizado por el equipo y se determina si está presente o no en el proyecto.

Técnicas para identificar los riesgos

Una vez se cuente con las herramientas, se ejecutan una o varias reuniones con los involucrados mencionados en el punto 1, en el cual cada participante va aportando sus conocimientos para identificar los riesgos del proyecto.

Entre las técnicas a utilizar destacan: Las sesiones de tormenta de ideas, entrevistas individuales o técnica delphi. Bajo esta última, los expertos son consultados de forma individual vía correspondencia.

Durante las reuniones, se hace uso de técnicas de diagramación para entender mejor los problemas, se revisa el checklist o catalogo de riesgos como base de referencia, y se analizan las causas raíz de las situaciones que ocasionan los riesgos.

El análisis de fortalezas y debilidades de la organización (FODA) y analizar las premisas del proyecto pueden ser buenas fuentes de información para identificar los riesgos puede ser.

Por ejemplo, poner como premisa que no ocurrirán retrasos en el procesamiento en aduana de cierto material podría ser demasiado optimista, representando un riesgo sobre el comienzo a tiempo de una actividad. 

También se puede recurrir al juicio de expertos, proporcionado por Sponsors o Gerentes, integrantes del equipo (expertos técnicos) que han participado en proyectos similares o inclusive consultores externos expertos en la industria.

Conclusión

Para el éxito de la gestión de riesgos es imprescindible que estos sean identificados de forma temprana, siendo clave que esto ocurra antes de comprometer con el cliente del producto el alcance, fecha de entrega y presupuesto del proyecto.

Una vez identificados, sus planes de respuesta deben ser contemplados en la planificación en la forma de cambios de alcance en las actividades, modificación de la forma de realizar el trabajo, inclusión de holguras y reservas de presupuesto, así como decisiones de incorporación de personal con mayor experticia o subcontrataciones con terceros.

¿Y qué opinas tu?

¿Y qué opina usted?, ¿Qué aspectos agregaría a esta lista para la identificación efectiva de los riesgos de proyecto?, ¿Cuál ha sido su experiencia?. Le invitamos a participar en nuestro foro y a suscribirse al blog por los distintos canales, tales como lista de correo, RSS y Twitter.

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Referencias

Toledo, R. Taking Risk Management Outside of the box. PM Networks. Octubre 2012. Volumen 26, Número 10.

Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge Cuarta Edición (PMBOK).

Otros artículos en “La Oficina de Proyectos de Informática”

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