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martes, 10 de noviembre de 2015

Modelo de plan de trabajo

Durante la etapa de iniciación de un proyecto en una organización o institución gubernamental, el plan de trabajo te permite organizar de forma estructurada la información, para presentar los objetivos, actividades, responsables, fechas e indicadores de éxito.

Elaborar un plan de trabajo es sumamente práctico para la Gerencia de proyectos, pues te permite mostrarle a la organización como realizar un proyecto de forma lógica y secuencial, facilitando el proceso de evaluación y el seguimiento una vez aprobado.

Aquí te compartimos un Modelo de plan de trabajo, que puede mostrarte como presentar un proyecto, incluyendo sus datos, justificación o razón de ser, objetivos, actividades, responsables, recursos, entre otros aspectos.

Descargar el modelo de cómo hacer un plan de trabajo

>> Descargar el modelo de plan de trabajo

Más adelante en este artículo se describen las secciones de la plantilla e información sobre el contenido que puede incluirse en cada una.

PMOInformatica.com, “La Oficina de Proyectos de Informática”, presenta el Modelo de plan de trabajo libre de derechos de autor y que puede ser usada libremente por nuestros lectores.


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Acerca de la plantilla de plan de trabajo para una organización o institucional

La plantilla de plan de trabajo está diseñada para el contexto de una empresa privada o institución gubernamental, donde sirve para presentar a un gerente o comité evaluador un proyecto para su consideración y aprobación.

En un contexto estudiantil universitario, un plan de trabajo sirve para mostrar por ejemplo a un profesor o comité el plan para una pasantía, trabajo de grado u otro trabajo especial.

Esquema de la plantilla de plan de trabajo

Esta propuesta de modelo de plan de trabajo está estructurado en las siguientes secciones:

  • Información del proyecto: Aquí se indican los principales datos del proyecto, tales como la empresa u organización, responsable de la organización (patrocinador), nombre del proyecto, fecha en que se preparó el plan de trabajo y el período que abarca.
  • Propósito y justificación del proyecto: Describe la necesidad o justificación que da origen al proyecto. Responde preguntas como ¿Cuál es la problemática que da inicio al proyecto? ¿Qué necesidad busca cubrir?, entre otros.
Resumen del proyecto: 

Es un cuadro que presenta la perspectiva de:
  • Objetivos: La solución propuesta a un problema y los medios para implementarla. Lo que se desea lograr y los medios para hacerlo. Los objetivos deben ser SMART, es decir específicos, medibles, realizables, realistas y definidos en el tiempo.
  • Actividades: Lista el conjunto de acciones programadas para lograr el objetivo específico, que pueden agruparse y dividirse en subactividades.
  • Fechas de inicio y fin: Fechas de inicio y fin definidas para el objetivo y sus actividades. Puede definirse por objetivo o actividad específica usando el cuadro del modelo de plan de trabajo.
  • Responsable: Nombre y apellido del responsable de garantizar que la actividad se realice en el tiempo especificado y logre los objetivos.
  • Indicadores de éxito: Forma en que se determinará si se ha logrado el objetivo. Debe ser una métrica específica. Es la cuantificación de los objetivos.
  • Recursos: Se especifican a grandes rasgos los recursos de diversa índole requeridos para lograr ejecutar el proyecto. Pueden ser:
    • Humanos: Personas, o grupos de personas, cuantas se necesitan, cuales equipos de trabajo, especialidades técnicas, como se organizaran, entre otros aspectos.
    • Infraestructura: Que instalaciones necesito para ejecutar el proyecto, oficinas, comunicaciones internas, enlaces de comunicación, construcciones, entre otros.
    • Materiales y equipos: Que mercancía y equipos se necesita procurar para hacer realidad el proyecto. Los materiales suelen consumirse (por ejemplo en un proyecto de construcción), mientras que los equipos se utilizan en un período específico.
    • Otros: Cualquier otro tipo de recurso no especificado por los anteriores, por ejemplo aportes recibidos de grupos industriales y otras organizaciones.
  • Presupuesto y financiamiento: Aquí se presenta a grandes rasgos cuánto dinero se espera invertir en el proyecto. Se puede incluir un solo monto global o puede desglosarse por áreas como lo muestra nuestra Plantilla de presupuesto de un proyecto.
  • Evaluación: Luego de presentado el plan de trabajo, el comité evaluador que puede estar integrado por distintas personas de la organización o institución toman su decisión, por ejemplo aprobar, rechazar, pedir más información, entre otros. Los resultados pueden registrarse en esta sección.
  • Firmas: Las personas designadas en la organización firman en señal que han revisado o aprobado el plan de trabajo. La firma debe ir acompañada del registro de los resultados de la evaluación en la sección anterior.

¿Y qué opinas tú?

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