Ya con anterioridad a 2020, el teletrabajo era una tendencia creciente en todo el mundo. La crisis sanitaria provocada por el COVID-19 acelero vertiginosamente esta tendencia, hasta el punto de convertirla en una necesidad imperiosa.
Con la gran cantidad de industrias y profesionales que se vieron en la necesidad de teletrabarar, vino la necesidad de compartir documentos digitales y modificarlos de forma colaborativa.
Como resultado, se hizo común compartir archivos en discos virtuales como los proporcionados por Dropbox, Google o Windows Drive, trayendo consigo una serie de retos. Por ejemplo, la sincronización de archivos, la necesidad de conectividad desde cualquier lugar, los riesgos relacionados con los virus y la seguridad informática.
Para enfrentar estos retos, surge la Intranet en la nube, como alternativa al simple almacenamiento en Cloud. En este artículo, te contaremos cómo funciona y cuáles son sus ventajas.
¿Qué es el simple almacenamiento en la nube?
Cuando los trabajadores pasaron de laborar en oficinas a sus casas, se presentó la necesidad de contar con repositorios para compartir y modificar de forma colaborativa los documentos, tales como libros de Excel, presentaciones, documentos de procesadores de palabras como Word, entre otros.
El almacenamiento en la nube se convirtió en una necesidad ineludible, siendo imprescindible poder compartir los documentos con clientes y empleados, que puedan editarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Como solución, las empresas optaron por utilizar aplicaciones como Dropbox, Google Drive, Windows Drive, y muchas otras soluciones disponibles en el mercado.
¿Cuáles son las desventajas del simple almacenamiento en la nube?
Cuando los clientes y empleados están teletrabajando desde sus casas u otras localidades, la empresa no puede conocer ni controlar todos los puntos de conexión. Tampoco puede saber en cuantos ordenadores se están copiando y modificando los diferentes archivos.
Una de las consecuencias que esto trae, es que la documentación de la empresa queda expuesta a virus, malware e inclusive Ransomware, pues cada cliente o trabajador está en redes externas. El riesgo aumenta aún más si los empleados utilizan equipos de computación personales y no los proporcionados por la empresa.
Otro aspecto que es importante destacar es que: Cuando las empresas no pueden saber cuántos computadores sincronizan sus archivos, donde están o si están conectados, no es posible cumplir con las legislaciones de protección de datos como la GDPR Europea, así como legislaciones similares en otras partes del mundo. Esto es porque documentos con datos privados o confidenciales podrían estar copiados en multitud de computadores, fuera de su dominio o control.
¿Qué es la Intranet en la nube?
Frente al simple uso de discos virtuales, surge Intranet en la nube, diferente del almacenamiento en nube. Es un paso más allá, ofreciendo una alternativa para el trabajo y teletrabajo con los archivos de la empresa.
El concepto base de la Intranet en la nube es el disponer de una red corporativa y privada de archivos que se pueden acceder y editar solamente vía web, muy diferente a los discos virtuales en los cuales se descargan copias de los documentos, el empleado realiza las modificaciones y vuelve a sincronizar.
Cuando los archivos están en la Intranet en la nube, cada usuario accede de forma directa a las carpetas autorizadas por la empresa. A diferencia del uso de discos virtuales no se tiene que sincronizar nada, configurar discos virtuales ni su conexión. La plataforma de Intranet en la nube hace innecesario el uso de conexiones VPN, pues todo el acceso es vía navegador web. Asimismo, ya no son necesarios dispositivos NAS o servidores de almacenamiento.
Cabe destacar que si bien la forma de trabajar en Intranets no es nueva, la novedad de la Intranet en la nube es la reinvención de la Intranet clásica para proporcionar un dinamismo similar al software de escritorio que se instala en estaciones de trabajo individuales. Las Intranets convencionales estaban basadas en webs lentas e ineficientes en el manejo de ficheros y archivos.
¿Por qué la Intranet en la nube es una mejor alternativa?
Una Intranet avanzada como esta, procura que los archivos residan de forma aislada a los ficheros locales en la estación de trabajo de cada empleado.
Se trata de que el sistema almacena los documentos sin contacto con carpetas locales, sin guardarse en los ordenadores de los usuarios, sin necesidad de mantener copias en el ordenador de cada usuario. La Nube puede mantener los archivos de la empresa almacenados, protegidos y disponibles para su uso de forma directa, sin necesidad de disco duro virtual.
Por ejemplo, cuando un equipo de colaboradores está modificando un mismo archivo, en lugar de guardarse múltiples copias y versiones en sus estaciones, los empleados realizan el trabajo directo con los archivos en la nube, de forma dinámica, rápida y fluida.
Las ventajas en cuanto a rendimiento, eficiencia, control, seguridad y privacidad son evidentes. Recordemos que, cuando una plataforma basada en disco virtual copia los archivos de la empresa en los computadores de los usuarios siempre surgen problemas. Los archivos de la empresa están duplicados en todas esas estaciones y por tanto no existe realmente un control de acceso.
Aparte de aportar una solución a este tipo de problemas, la Intranet facilita un uso dinámico y fluido. Los ficheros están en la Nube y la aplicación muestra una imagen de su estructura de carpetas, la carga es inmediata incluso con cientos de miles o millones de ficheros. La red de la empresa no se satura y la inmediatez de carga también se disfruta en el teletrabajo.
Otras de las ventajas de utilizar una Intranet en la nube son:
- Al estar la información centralizada y no distribuida, es mucho más sencillo no cometer errores de versiones de archivos, que no existan conflictos de archivos y que los usuarios no modifiquen las estructuras organizadas de carpetas de la empresa.
- Los enormes costes de la implantación de una Intranet se reducen al mínimo utilizando tecnología Cloud Computing, haciéndola más asequible en cualquier tipo de empresa.
La Intranet en la nube, ofrece grados de protección de los documentos sin precedentes. Además, los empleados tienen todo lo que necesitan para trabajar dentro de la Intranet, sin necesidad de recurrir a programas externos. Asimismo, Ofrece una sencillez y control excepcionales para compartir los archivos con los clientes.
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