Requerimientos funcionales de un sistema de ventas

Al definir los requerimientos funcionales de un sistema de ventas, debemos considerar distintos escenarios que se nos pueden presentar, por ejemplo, si la empresa es un distribuidor o fabrica que despacha desde un almacén, es un detallista que vende en tienda o por otro lado si lo que se están vendiendo son servicios.

En este artículo abarcaremos ejemplos de requerimientos funcionales de las distintas etapas de un sistema de ventas, incluyendo el maestro de clientes, productos que se van a vender, lista de precios, pedido de venta, ordenes de despacho y facturación.

Te presentamos a continuación el artículo: Requerimientos funcionales de un sistema de ventas.

Proceso de ventas a definir por medio de requerimientos funcionales

Antes de definir los requerimientos funcionales de un sistema de ventas, es importante obtener un entendimiento de los pasos del proceso de negocio a representar. Es por esto que el flujograma en la gerencia de proyectos es fundamental.

Previamente a que un sistema de ventas entre en funcionamiento, es necesario registrar los productos que se van a vender y sus precios. Estos registros se podrán modificar posteriormente. Luego de esto, ante cada transacción de cliente, primero es necesario registrar sus datos, por ejemplo el nombre, número fiscal y dirección, para luego registrar lo que desea pedir.

Luego del registro del pedido, se procede a registrar un despacho de mercancía y la factura.

En la siguiente figura, mostramos un flujograma general para un proceso de ventas.

Pueden existir variantes a este proceso, por ejemplo, en un sistema de ventas al detal, el pedido, entrega y factura es una sola transacción. Por otra parte, si lo que estamos vendiendo es un servicio, no manejamos un pedido sino un convenio, solicitud de servicio o contrato establecido previamente.

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Requerimientos funcionales de un sistema de ventas

Los requisitos funcionales de un software se suelen registran en la matriz de trazabilidad de requerimientos y en la especificación de requerimientos de software, este último, documenta las operaciones y actividades que el sistema debe poder desempeñar.

Al igual que otros tipos de requerimientos de software, como por ejemplo los requerimientos no funcionales, los requerimientos funcionales se pueden clasificar según su finalidad, como por ejemplo requerimientos de negocio, requerimientos originados en aspectos regulatorios, de seguridad, entre otros.

Para los ejemplos nos enfocaremos en un proceso de ventas de un distribuidor o fabrica, compuesto por transacciones de pedido, despacho y facturación. Clasificaremos los requerimientos por el subproceso de negocio al cual corresponden.

A continuación te presentamos los ejemplos de requerimientos funcionales para un sistema de ventas:

• El proceso de ventas en el sistema abarcará los siguientes pasos: Ingreso de pedido de venta, emisión de orden de entrega (despacho), facturación y cobranza.

• El sistema enviará un correo electrónico cuando se registre alguna de las siguientes transacciones: pedido de venta de cliente, despacho de mercancía al cliente, emisión de factura a cliente y registro de pago de cliente.

Maestro de clientes

• El sistema manejará un registro maestro de clientes. Sólo los usuarios autorizados podrán ingresar nuevos clientes, modificar los datos o eliminarlos.

• Para crear un registro maestro de cliente, se solicitará como mínimo el nombre del cliente y su número de identificación fiscal. 

• Se permitirán asociar varias direcciones al registro de cliente y se le podrá asignar a cada dirección un propósito, por ejemplo dirección fiscal, dirección de despacho, entre otros. Al crear el registro maestro, el sistema asignará un código de cliente.

• Se permitirá ingresar clientes sin número de identificación fiscal o dirección, sin embargo, no se podrán procesar pedidos a dichos clientes hasta que cuenten con esa información.

• El registro maestro de clientes tendrá asociado un límite de crédito. 

Maestro de materiales (ítems) y lista de precios

• El sistema permitirá manejar un maestro de materiales y productos, en el cual se registrarán todos los ítems que se pueden vender. Cada item debe tener al menos su nombre, unidad de medida y descripción.

• El sistema debe manejar listas de precios. El usuario podrá agregar, modificar o eliminar listas de precios. 

• Las listas de precios tendrán un período de vigencia (fecha inicial y fecha final). 

• Al crear la lista de precios se agregarán los materiales e ítems, los cuales deben estar registrados previamente en el maestro de materiales. Para cada uno deberá especificarse un precio.

• El acceso a la lista de precios estará restringido solamente a un grupo de usuarios autorizados.

• Se podrán crear listas de precios convenidos con un cliente. La misma tendrá fechas inicio y fin de vigencia del convenio y se le podrán agregar ítems del maestro de materiales y definir su precio convenido.

Pedidos de venta

• Al ingresar un pedido de venta se deberá asignar un cliente. El cliente deberá estar creado en el maestro de clientes, se permitirá realizar búsquedas por nombre de cliente o número fiscal.

• Al ingresar el pedido de venta, se podrán ingresar una o más líneas al pedido. El usuario podrá seleccionar el item a agregar de una lista que proviene de un registro maestro de materiales y lista de precios. 

• Al seleccionar un item, se mostrará su descripción y su precio. Se podrán realizar búsquedas por nombre o familia de material. Para finalizar el registro de la línea, es obligatorio especificar la cantidad.

• Al seleccionar un item de pedido, el precio será determinado a partir de las listas de precio autorizado. Si existe un convenio vigente para el item con el cliente seleccionado, se tomará el precio del convenio, si no existe un convenio se tomará el precio de la lista general de precios. El precio no podrá ser modificado.

• La dirección de facturación y despacho del pedido se obtendrá del maestro de cliente seleccionado. El usuario no podrá modificar las direcciones.

• El límite de crédito se verificará al momento de ingresar un pedido, en caso de existir pedidos abiertos para el cliente por montos superiores al límite de crédito, se mostrará un mensaje de alerta y no se permitirá registrar el pedido en definitivo, pero si lo podrá registrar como borrador. 

• En todo momento, el pedido se podrá registrar en borrador, pudiendo ser modificado y registrado en definitivo posteriormente.

• El sistema llevará un control de las cantidades que se están pidiendo, en relación con las cantidades existentes en inventario. Al registrar un pedido, en caso que exista inventario suficiente el sistema dará de alta al pedido y registrará una reserva de ese material o producto reservada para ese pedido.

• Al ingresar el pedido en definitivo, el sistema verificará línea por línea las cantidades pedidas vs. Cantidades de materiales existentes en inventario. Si la cantidad pedida excede las cantidades existentes en inventario más las cantidades que ya están reservadas para otros pedidos, la línea de pedido afectada será colocada en una cola de pedidos pendientes.

• Mientras existan líneas de pedido en una cola, las líneas de pedidos subsecuentes del mismo material serán colocadas también en la cola.

• Un proceso automatizado revisará periódicamente las líneas de pedido que se encuentran en cola, si ya existe material o productos para poder pasar la línea a definitiva el sistema lo realizará automáticamente. El sistema dará de alta al pedido y registrará una reserva de ese material o producto reservada para ese pedido.

Ordenes de entrega (Despacho)

• A cada orden se le asignará un identificador único, que será utilizado para reconocerla en todos los procesos subsecuentes que se realicen sobre esta.

• Una vez registrado el encabezado, se procederá a registrar las líneas de la orden de entrega.

• Toda línea de orden de entrega deberá estar asociada a una línea de pedido a la cual ya se le dio de alta en el sistema. Esto es, que ya ha superado el proceso de verificación (descrito en los requerimientos funcionales de pedido), que garantiza que exista cantidad en inventario reservada para el mismo.

• Las cantidades de entrega se tomarán del pedido de venta asociado, no se podrán asignar materiales o ítems diferentes a los del pedido.

• El sistema permitirá órdenes de entrega parciales.

• Se permitirán líneas de orden de entrega asociadas a distintos pedidos, siempre y cuando estos sean del mismo cliente.

• Al registrar la orden de entrega, se realizará la rebaja de los inventarios de materiales o productos.

Facturación de pedidos de venta

• La facturación de pedidos de venta se realizara en lotes, por medio de una pantalla de pedidos pendientes de facturación, la cual mostrará los pedidos no facturados. Una vez facturados los pedidos no se mostrarán en esta lista.

• Para factura asociada a pedido, sus líneas serán determinadas exclusivamente a partir del pedido, con las cantidades y precios definidos previamente. No se podrán modificar ni cantidades ni precios.

• Se permitirá incluir varios pedidos de venta en una misma factura. La línea de la factura mostrará el número de pedido al que esté asociado.

• El sistema también permitirá el registro de facturas manuales no asociadas a pedidos, sin embargo, estas requerirán autorización por parte del grupo de Gerentes antes de ser contabilizadas.

• El libro de venta será emitido en el formato establecido por las autoridades tributarias de dicha materia.

• La contabilización de transacciones de facturas de venta podrá configurarse para realizarse de forma automatizada a su registro, o manualmente en lotes (Proceso Batch).

Más ejemplos de requerimientos funcionales y no funcionales

Te recomendamos los siguientes artículos para ver más ejemplos de requerimientos de software:

> Ejemplos de requerimientos funcionales de software

> Ejemplos de requerimientos no funcionales de software

Al realizar un levantamiento de los requerimientos funcionales de un sistema de ventas, es necesario contar con una plantilla para su documentación, te compartimos una en el siguiente enlace:

Cuando se realizan las fases de levantamiento y análisis de requerimientos, los requisitos no funcionales se pueden registrar en un documento de requerimientos de software. A continuación te compartimos una plantilla:

> Documento de requerimientos de software

¿Y qué opinas tú?

¿Has trabajado con sistemas de ventas? ¿Cuáles son los requerimientos funcionales del sistema con el que has trabajado? ¿Conoces otros tipos de sistemas de ventas, por ejemplo ventas por Internet, venta directa en comercios a clientes? Compártenos tu opinión al final en la sección de comentarios.

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