La reforma laboral en México está llevando a las empresas a prestar mayor atención al control de la jornada, especialmente ante la reducción progresiva de las horas de trabajo y la necesidad de contar con información laboral más precisa y trazable.
Sin embargo, el reto va mucho más allá de registrar la hora de entrada y salida de un trabajador. Un software de gestión de recursos humanos puede aportar mucho más que una herramienta para registrar asistencia: la verdadera ventaja está en integrar la información y utilizar el dato original como fuente para los procesos posteriores.
El problema de los sistemas aislados
Cuando una empresa utiliza sistemas independientes para controlar la jornada, gestionar recursos humanos y procesar la nómina, la información debe pasar de un sistema a otro. Por lo tanto, cada vez que un dato se vuelve a introducir manualmente, existe una nueva oportunidad para que se produzca un error.
Puede tratarse de errores de transcripción, pero también pueden producirse modificaciones intencionales que afecten la integridad de la información.
Por eso, integrar los sistemas permite reducir esos puntos de entrada de información. Como resultado, en lugar de registrar el mismo dato varias veces, se utiliza el registro original como fuente para los procesos posteriores.
Un solo dato, múltiples procesos
El registro de jornada puede convertirse en el punto de entrada de información para diferentes procesos.
A partir de ese dato, el sistema puede determinar cuánto tiempo trabajó una persona, cuándo terminó su jornada regular y cuándo comenzó a generar horas extraordinarias. Esa información puede alimentar posteriormente los procesos correspondientes sin necesidad de volver a transcribirla.
El resultado es una información más consistente, menos posibilidades de error y una mayor trazabilidad sobre quién registró, modificó o autorizó determinados datos.
Para la gerencia, además, esto significa algo todavía más importante: contar con una visión integrada de la empresa. Un sistema ERP bien implementado puede convertirse en una especie de "cerebro" de la organización, donde la información de distintas áreas está conectada y puede consultarse mediante reportes que relacionan diferentes elementos del negocio.
Esta visión integral también resulta fundamental cuando es necesario coordinar iniciativas que involucran diferentes áreas de una organización. El Director de proyectos, por ejemplo, debe interactuar con gerentes funcionales, operaciones y distintas unidades de negocio para coordinar recursos, requisitos y objetivos.
La reforma laboral también plantea un reto tecnológico
La nueva reforma laboral en México introduce cambios importantes en la gestión de la jornada y su reducción progresiva. En este contexto, contar con información precisa sobre las horas trabajadas adquiere todavía mayor relevancia.
La tecnología puede ayudar a que ese control no dependa de hojas de cálculo o de la transcripción manual de información. Sin embargo, no se trata simplemente de comprar un sistema y asumir que el problema está resuelto.
La solución debe ser capaz de reflejar las reglas que realmente aplican a cada organización y mantener una adecuada trazabilidad de los registros y autorizaciones.
No todas las empresas necesitan la misma solución
Un error frecuente es pensar que existe un ERP ideal para cualquier empresa. Con frecuencia, se observan casos en los cuales empresas adquieren una solución que no estaba a la altura de sus requerimientos, pretendiendo ahorrar dinero. También ocurre lo contrario: organizaciones que adquieren soluciones demasiado complejas para sus necesidades.
Una pyme tradicional puede tener una gestión de jornada relativamente sencilla debido al reducido número de empleados.
En una empresa de asesoría, en cambio, puede ser importante relacionar las horas trabajadas por los consultores con las horas presupuestadas y facturadas.
Y en una empresa logística, donde puede existir una fuerza laboral mucho mayor y diferentes condiciones laborales, el control de las horas trabajadas puede requerir un nivel de rigurosidad considerablemente mayor.
Por eso, la complejidad de los procesos es lo que más importa al seleccionar un sistema ERP.
¿Qué debería preguntarse una empresa antes de elegir?
Antes de seleccionar un software, conviene responder cuatro preguntas:
¿Qué tamaño y complejidad tiene la empresa?
¿La nómina se gestiona de forma centralizada o en diferentes localidades?
¿Las reglas laborales son las mismas en todas las regiones donde opera?
¿Cuántos tipos de nómina existen y cómo se calculan?
Responder estas preguntas permite determinar qué nivel de solución necesita realmente la organización y evitar tanto la subestimación como la sobredimensión del problema.
La reforma laboral puede ser el motivo para revisar estos procesos, pero también representa una oportunidad para algo más importante: dejar de pensar en el control de jornada como un proceso aislado y comenzar a verlo como una fuente de información que puede alimentar toda la gestión de la empresa.
En sistemas, una de las mejores decisiones sigue siendo una muy sencilla: registrar el dato una sola vez, en su origen, y aprovecharlo correctamente en todos los procesos que dependen de él.
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