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lunes, 15 de octubre de 2012

Como hacer el seguimiento de los riesgos en proyectos

Imagen de: Picasa Web Albums
La Gestión de riesgos de un proyecto no concluye cuando se ha terminado la planificación, se han identificado los riesgos y se han comunicado a los responsables, sino que la misma debe continuar durante toda la ejecución, por medio del seguimiento de los riesgos y a la implementación de los planes de respuesta.

En este artículo, se explora una agenda para hacer seguimiento periódicamente a los riesgos de un proyecto, que abarca el proceso de monitorear la implementación de los planes de respuesta, seguimiento de los riesgos identificados, monitoreo de riesgos residuales, identificación de nuevos riesgos y la evaluación de la efectividad de los planes de respuesta al riesgo.

El artículo, está basado en la guía de estándares definidos por el “Project Management Institute” (PMI), organización que describe en amplio detalle los procedimientos de la gestión de riesgos en un proyecto.

Presentamos a continuación la agenda para el seguimiento de riesgos de un proyecto:

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Antes de hacer seguimiento a los riesgos

Para poder hacer seguimiento a los riesgos, el proceso de riesgos debe haberse realizado adecuadamente en la etapa de planificación, antes de comenzar el trabajo. Esto incluye:

  • Planificación de cómo se realizará la gestión de riesgos.
  • Identificación de los riesgos en la etapa de planificación. 
  • Su inclusión en el registro de riesgos.
  • Evaluación cualitativa de probabilidades e impacto.
  • Evaluación cuantitativa si es necesario.
  • Planeación de las respuestas al riesgo, que incluye determinar la respuesta (evadir, mitigar, transferir o aceptar) y la asignación del owner.
  • Registro de toda esta información en el archivo de riesgos del proyecto.

El blog "La Oficina de Proyectos de Informática" te ofrece una plantilla para el registro de riesgos:

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Participantes

Todos los involucrados claves deben participar en la identificación, planeación de respuestas y seguimiento de los riesgos. Entre los involucrados clave pueden estar integrantes del equipo, clientes, proveedores y terceros que formen parte del proyecto.

¿Cuando hacer el seguimiento de los riesgos?

No es necesario realizar una reunión dedicada exclusivamente al seguimiento de los riesgos, en su lugar, el punto de riesgos se puede incluir en otras reuniones, como por ejemplo las reuniones de estatus con el equipo.

Para proyectos grandes, deben organizarse equipos de gestión descentralizados, cada uno con su propia reunión de estatus, luego se realiza reuniones a niveles tácticos y estratégicos. En estos casos, el punto de los riesgos debe abordarse en cada nivel. A mayor nivel de jerarquía de los asistentes a la reunión, se abordarán solamente los riesgos críticos.

Puntos de la agenda de seguimiento de los riesgos

Siempre que se haga seguimiento de los riesgos, deben abordarse los siguientes puntos:

1.- Seguimiento de compromisos del período anterior
  • Se revisan los compromisos relacionados con la gestión de riesgos del período anterior, verificando su estatus.
  • Los responsables indican las explicaciones necesarias.
  • Si quedan compromisos pendientes, se toma nota de los mismos para hacer seguimiento en el siguiente período. 

2.- Revisión del desempeño del proyecto
  • Revisión de los reportes de desempeño del proyecto.
  • Identificación de variaciones de tiempo (retrasos) o costos (mayor al presupuesto).
  • Investigación de las causas raíz de las variaciones y determinar su relación con riesgos conocidos anticipados en la planificación o riesgos desconocidos no anticipados en la planificación.
  • Revisión del desempeño técnico del producto del proyecto. en el ámbito de la informática esto sería el número de errores (bugs) identificados en la etapa de desarrollo o pruebas.
  • Investigación de niveles de incidencias por encima de la tolerancia. 

3.- Estatus de las premisas
  • Revisión una a una de las premisas establecidas en la planificación y se determina si no han perdido validez.
  • Si las premisas pierden validez, se identifican los riesgos que pudieran emerger de dicha situación.

4.- Seguimiento a planes de respuesta y riesgos residuales 
  • Revisión de los riesgos en los cuales se establecieron planes de respuesta para evadirlos, mitigarlos o transferirlos.
  • Verificación de si en efecto los planes de respuesta han sido efectivos en evitar la realización del riesgo.
  • Verificación de los riesgos residuales, derivados de la implementación de los planes de respuesta. 

5.- Seguimiento de riesgos no evadidos, mitigados o transferidos
  • Verificación de factores desencadenadores ocurridos durante el período.
  • Confirmación de activación de los planes de contingencia de estos riesgos. 

6.- Identificación de nuevos riesgos
  • Verificación con los involucrados claves (equipo, clientes, terceros y otros participantes) si han identificado nuevos riesgos.
  • Ejecución del proceso de evaluación y planeación de respuestas para los nuevos riesgos identificados. 

7.- Auditoría de riesgos
  • Examina y documenta la efectividad de las acciones de respuesta al riesgo para lidiar con los riesgos y sus causas raíces.
  • El lugar, forma y periodicidad de las auditorías de riesgo debe estar establecido en el plan de gestión de riesgos.
  • La auditoría de riesgo se puede hacer en las reuniones de seguimiento o en reuniones especificas de la gestión de riesgos. 

8.- Actualización del registro de riesgos
  • Toma como base todo lo visto en el seguimiento de riesgos.
  • Inclusión de los nuevos riesgos en el registro.
  • Eliminación de los riesgos que han dejado de ser válido.
  • Modificar probabilidad e impacto de riesgos, si esta ha cambiado durante la ejecución del proyecto. 
  • Modificación de planes de respuesta, por ajustes en caso de observar alguna respuesta no efectiva. 

El documento a actualizar es el registro de riesgos del período anterior, para producir el registro de riesgos de este período.

La oficina de proyectos de informática ofrece a sus lectores una plantilla para el registro de riesgos.

>> Ver plantilla para el registro de riesgos aquí

9.- Solicitar cambios
  • Del seguimiento de los riesgos, pueden determinarse la necesidad de aplicar acciones que impliquen cambios de alcance, cronograma, presupuesto de costo y otras variables de proyecto.
  • Estos cambios deben procesarse por medio de solicitud de cambio y seguir el procedimiento de control de cambio del proyecto. 

10.- Actualización de reservas de contingencia

Modificación de las reservas de contingencia para riesgos no mitigados, por cualquier cambio en el registro de riesgo, incluyendo:

  • Eliminación de riesgo y por ende de su reserva.
  • Incremento o disminución de la reserva según cambio en la probabilidad o impacto.
  • Comparación de la reserva utilizada por riesgos ocurridos con la planificada al principio del proyecto.
  • Si la reserva remanente no cubre los riesgos anticipados, es necesario solicitar incrementar la reserva. 

11.- Comunicación de gestión de riesgos
  • Los resultados del seguimiento de los riesgos deben comunicarse a los implicados, siguiendo el plan de comunicaciones del proyecto.
  • Esto incluye aspectos claves como por ejemplo: 
    • Eventos de riesgo ocurridos durante el período. 
    • Riesgos que se espera podrían ocurrir en el próximo período.
    • Asignación de responsables de riesgo.
    • Cambios en la prioridad de algún riesgo.
    • Cambios en los planes de respuesta al riesgo.
    • Eliminación de riesgos que no necesitan ser monitoreados. 

12.- Asignación de compromisos para el siguiente período
  • En la medida en que se van ejecutando los puntos del seguimiento, se toma nota de los que no puedan cerrarse en la misma reunión y queden pendientes.
  • Para cada pendiente, se asigna un dueño y responsable.
  • Se decide la fecha compromiso para el cierre de esos pendientes.
  • Algunos ejemplos de puntos a documentar son:
    • Verificar el estatus de un riesgo a cargo de una persona que no asistió a la reunión.
    • Implementación de un cambio en un plan de respuesta al riesgo.
    • Implementación de un plan de contingencia.
    • Evaluar cualitativamente un nuevo riesgo identificado en la reunión.
    • Llenar una planilla de solicitud de cambio y entregarla para ser procesada. 
    • Elaboración de un plan de respuesta para un nuevo riesgo. 
    • Actualización del cálculo de una reserva de contingencia asociada con un riesgo, por ejemplo, cuando deben emplearse métodos cuantitativos que toman mayor tiempo y análisis.
    • Distribuir el registro de riesgos actualizado a todos los implicados. 

La mejor recomendación para mantener el proyecto libre de riesgos durante toda su ejecución es, mantener comunicación constante con los involucrados que podrían identificar los riesgos y hacer seguimiento permanente de los compromisos, planes de respuesta y planes de contingencia implementados para reducir la probabilidad e impacto de los riesgos del proyecto.

¿Y qué opinas tu?

¿Cuál ha sido tu experiencia con el seguimiento de los riesgos de un proyecto?, ¿consideras que debe agregarse algo a esta lista?. Te invitamos a dejar sus comentarios en el foro de discusión (comentarios) asociados a este artículo.

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