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miércoles, 11 de enero de 2017

7 indicadores de gestión de valor ganado en los proyectos

Indicadores de gestión de valor ganado en proyectos

Un aspecto clave de la gerencia de proyectos, es poder medir si el desempeño en la ejecución corresponde con el cronograma y presupuesto planificado. Para ello, la metodología PMI utiliza los indicadores de gestión de valor ganado.

La implementación de indicadores de gestión de valor ganado es un aspecto clave al establecer la gerencia de proyectos en una organización, pues esta agrega mucho valor al medir el desempeño de proyectos y dar una visión clara a la directiva. Adicionalmente, su estudio es necesario para todos los aspirantes a certificaciones en el área, tales como las del Project Management Institute (PMI).

Los indicadores de gestión ganado tienen dos propósitos fundamentales, determinar si el desempeño del proyecto en tiempo y en presupuesto es el adecuado, es decir, que el proyecto ejecutó sus actividades en el tiempo planificado, sin retraso, y que los costos incurridos por estas actividades no son mayores al presupuesto.

En este artículo presentamos los 7 indicadores de gestión de valor ganado en los proyectos, que son el Valor planificado, costo real, valor planeado, variación de cronograma, variación de costo, índice de desempeño de cronograma e índice de desempeño de costos.

1. - Valor planificado (Planned Value - PV)

Que es

  • La Guía de fundamentos para la dirección de proyectos, PMBOK 5ta edición, establece que el “Valor Planificado” (PV), es el presupuesto asignado y autorizado para ejecutar una actividad o componente de la Estructura de desglose de trabajo (EDT).
  • Por ende, es la valoración del trabajo de proyecto a completar a una fecha determinada, la cual se determina a partir del presupuesto de costos.
  • También se le conoce como el costo presupuestado de trabajo planificado. Representa el costo de proyecto que se debe haber incurrido a una fecha específica, si se ha cumplido el cronograma.

Como se calcula

  • Se seleccionan todas las actividades que a la fecha de medición deben estar finalizadas o iniciadas, excluyendo las que todavía están por iniciar según su planificación.
  • Si la actividad a la fecha está iniciada según su planificación, pero aún no finalizada, se suma el presupuesto que debe haberse ejecutado a la fecha, según las reglas de valoración establecidas para el proyecto. La más común es distribuir el presupuesto en partes iguales a lo largo de la duración, pero existen otras metodologías. 

Para que se utiliza

El valor planificado se calcula antes de ejecutar el trabajo del proyecto, por lo cual este sirve de línea base con la cual se comparan los costos ejecutados y los reales, para así medir el desempeño del proyecto.

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2. - Costo real (Actual Cost – AC)

Que es

  • Es el costo total incurrido por el trabajo realizado en el proyecto, es decir, el monto total de dinero gastado hasta la fecha.
  • La Guía del PMBOK lo define como “El costo real incurrido para ejecutar el trabajo asociado a una actividad o componente de la Estructura de desglose de trabajo (EDT).

Como se calcula

  • El costo real se calcula tomando la sumatoria de todos los costos incurridos en el proyecto
  • Si el proyecto cuenta con un sistema de costos por actividad, se toman todas las actividades con costos incurridos a la fecha y se suman.

Para que se utiliza

En el método de valor ganado, el costo real a una fecha se utiliza para compararlo con el Valor planificado, determinando así si el proyecto se encuentra por debajo o por encima de su presupuesto.

Por medio de estas herramientas, se puede medir el desempeño del proyecto en cuanto al costo (si está por encima o por debajo de su costo planificado), calculando otros indicadores como por ejemplo la variación de costo e índice de desempeño de costo.

3. - Valor ganado (Earned Value - EV)

Que es

  • El valor ganado corresponde a una valoración del trabajo que ha sido finalizado a una fecha específica.
  • Si el proyecto se cancelara en dicha fecha, el valor ganado mostraría cual es el valor que el proyecto ha producido.
  • También se le conoce como el Costo presupuestado del trabajo que ha sido realizado.
  • Se mide en términos del presupuesto de costo, no en términos del valor del proyecto si el mismo se da en venta a otra organización (es decir incluye los costos no el margen de ganancia).
  • La Guía del PMBOK lo define como el valor del trabajo realizado expresado en términos del presupuesto asignado a las actividades o componentes EDT finalizados.
  • La diferencia entre valor planificado y valor ganado es que el primero te muestra el valor del presupuesto del trabajo a realizar a una fecha, mientras que el valor ganado te muestra el valor del presupuesto que de hecho ha sido ejecutado. 
  • Por esta razón, el valor ganado comparado con el valor planificado se puede usar para determinar el grado de avance del proyecto.
  • Comparado con el costo real, el valor ganado te muestra cuánto dinero has obtenido frente al dinero que realmente se ha gastado. Si el costo real es mayor al ganado, entonces el proyecto está por encima de su presupuesto.

Como se calcula

  • Se seleccionan todas las actividades que a la fecha de medición estén finalizadas o en proceso.
  • Si la actividad debe estar finalizada a la fecha, se suma la totalidad de su presupuesto de costo.
  • Si la actividad a la fecha está iniciada (según la realidad), pero aún no finalizada, se suma el presupuesto que debe haberse ejecutado a la fecha, según las reglas de valoración establecidas para el proyecto. La más común es distribuir el presupuesto en partes iguales a lo largo de la duración, pero existen otras metodologías. 

Para que se utiliza

Tanto el valor planificado, como el valor ganado como el costo real se pueden representar en un gráfico, como se ejemplifica a continuación:

Gestión de valor ganado
Imagen de: Subramaniam, A.

Comparado con el Valor planificado, se usa para calcular la variación de cronograma y el índice de desempeño de cronograma.

4. - Variación de cronograma (Schedule Variance – SV)

Que es

  • La variación de cronograma en la gestión de valor ganado es la substracción del Valor ganado menos el Valor planificado, permitiendo establecer una relación entre ambas en términos numéricos.
  • Permite analizar si el proyecto se está ejecutando de acuerdo a su cronograma, si se encuentra adelantado o presenta retraso.
  • Junto con la variación de costo, es uno de los indicadores más importantes del método de valor ganado, al permitir analizar el avance y desempeño de proyectos.
  • Tanto el valor ganado como el planificado se expresan en términos del presupuesto de costos de las actividades. La variación de cronograma representa la diferencia entre el costo que se debió haber incurrido a la fecha en relación con el costo presupuestado de las actividades ejecutadas (sin tomar en cuenta costos reales).

Como se calcula

La variación de conograma en la gestión de valor ganado, se calcula por medio de la substracción del Valor ganado menos el Valor planificado.

SV = EV – PV

  • Si la variación de cronograma es positiva, significa que estas adelantado respecto al cronograma.
  • Si es negativa significa que presentas retraso. Se puede medir el grado de desviación determinando que tan grande es la variación en relación con el valor planificado.
  • Si la variación es cero, significa que el proyecto avanza. de acuerdo al cronograma.
  • Al final del proyecto, la variación de cronograma siempre es cero.

Para que se utiliza

Es una medida de desviación respecto al cronograma del proyecto, la cual puede ser positiva o negativa. Por lo tanto al calcularla se puede determinar inmediatamente si el proyecto está en cronograma o en retraso.

Si se divide entre el Valor planificado, se puede usar para determinar un porcentaje de desviación, a partir del cual se pueden establecer umbrales para distintas medidas de respuesta.

Desviaciones importantes deben ser tomadas en cuenta para producir acciones que hagan que el proyecto regrese a su planificación. Estas son tareas clave para dirigir la ejecución de proyectos.

Como Gerente de proyectos, es importante que mantengas tu proyecto dentro de cronograma, pues no solo te ayudará a que este concluya a tiempo sino que además evitaras costos adicionales innecesarios, dado que un proyecto retrasado comienza a crecer en costos exponencialmente.

Por esto, la variación de cronograma es una métrica de mucho valor que te permite medir al minuto el desempeño.

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5. - Variación de costo (Cost Variance – CV)

Que es

  • La variación de costo en la gestión de valor ganado, es la sustracción del Valor planificado (que incluye los costos presupuestados) menos los costos reales.
  • Si la diferencia es negativa, significa que el proyecto está por encima de su presupuesto, es decir está costando más de lo que se tenía planificado.
  • De esta forma se puede analizar el desempeño del costo del proyecto. Un proyecto puede estar avanzando a tiempo, con mínima variación de cronograma, pero si presenta variación de costos podría costar más que los fondos que se habían destinado para ello.
  • Junto con la variación de cronograma, es uno de los indicadores más importantes del método de valor ganado, al permitir analizar el avance y desempeño de proyectos.

Como se calcula

La variación de costos en el método de valor ganado, se calcula por medio de la substracción del Valor ganado menos el Costo real.

CV = EV – AC

  • Si la variación de costos es positiva, significa que estas en el presupuesto (no te has excedido).
  • Si es negativa significa que estas excedido en el presupuesto, malas noticias para los interesados del proyecto y para las proyecciones de ganancias o pérdidas de la organización. Se puede medir el grado de desviación determinando que tan grande es la variación en relación con el valor ganado.
  • Si la variación es cero, significa que el proyecto está en su presupuesto.
  • Al final del proyecto, la variación de costos presenta la relación final entre el presupuesto del proyecto y los costos reales.

Para que se utiliza

Es un indicador muy importante pues todo proyecto debe completarse dentro del presupuesto aprobado. Exceder el presupuesto planificado es malo para los interesados y también para ti como gerente del proyecto.

Esto es porque los clientes guardan celosamente en que están gastando el dinero, siendo el desempeño de presupuesto de proyectos crucial, pues cualquier desviación puede afectar las utilidades de la empresa, e inclusive significar que los interesados tengan que buscar y asignar dinero adicional. En contratos de precio fijo esto puede significar que el proyecto no represente ganancias.

La variación de costo compara el costo real con la línea base, proporcionándote información acerca de si estas por encima o debajo de presupuesto en términos de dinero invertido.

6. - Índice de desempeño de cronograma (Schedule Performance Index – SPI)

Que es

  • El índice de desempeño de cronograma sirve para mostrar que tan eficiente se está avanzando en un proyecto, en comparación con el cronograma planificado.
  • Es una relación entre el Valor ganado y el Valor planificado.
  • La Guía del PMBOK lo define como una medición de la eficiencia en el cronograma, expresada como un cociente (ratio) del Valor planificado con el Valor planificado.

Como se calcula

Se determina dividiendo el Valor ganado entre el Valor planificado:

SPI = EV/PV

  • Si el índice de desempeño de cronograma es mayor que 1, significa que se ha finalizado más trabajo del que se tenía planificado, es decir, estás adelantado en el cronograma.
  • Si es menor que 1 significa que se ha completado menos trabajo del planeado, por lo cual presentas retraso respecto al cronograma.
  • Cuando es igual a 1, el trabajo realizado es exactamente igual al planificado.

Dado que los cálculos de Valor ganado y planificado se realizan a partir de cada actividad individual que debería estar completada a la fecha, es importante incluir tanto las actividades críticas como las no críticas.

Un error común es calcular el índice solamente a partir de las actividades de la ruta crítica, lo cual puede ocasionar resultados erróneos.

Para que se utiliza

Como Gerente de proyectos, el índice de desempeño de cronograma te aporta información acerca del desempeño del cronograma del proyecto.

Representa la eficiencia del tiempo que se está invirtiendo / utilizando en el proyecto.

7. - Índice de desempeño de costo (Cost Performance Index – SPI)

Que es

  • La Guía del PMBOK define al Índice de desempeño de costo (CPI) como la medición de la costo-eficiencia de los recursos presupuestados, expresada como el cociente (ratio) del Valor ganado al Costo real.
  • En la práctica el Índice de desempeño de costo especifica cuanto se está ganado (expresado en términos de presupuesto ejecutado de actividades finalizadas) en relación con el dinero que se está invirtiendo en el proyecto.
  • Es una indicación de que tan ajustado está el proyecto al presupuesto de costos.

Como se calcula

Se calcula como el cociente entre el Valor ganado y el Costo real del proyecto:

CPI = EV/AC

  • Si el CPI es menor a 1, significa que has avanzado menos de lo que has gastado, por lo cual estas excedido en el presupuesto del proyecto.
  • Si es mayor a 1, has ganado más avance que los costos que has invertido, por lo tanto estás por debajo del presupuesto.
  • Si es 1 la relación entre avance y costo es exacta (estás en presupuesto). Esto rara vez sucede.

Para que se utiliza

Como Gerente de proyectos, el Índice de desempeño de costo es un indicador de la gestión de valor ganado que te ayuda a analizar la eficiencia de los costos utilizados por el proyecto.

Te muestra la medición del valor del trabajo completado comparándolo con el costo real que se ha incurrido, lo que te permite responder a la pregunta de qué tan ajustado estás al presupuesto y cuál es el grado de desviación. Al ser un cociente el índice se puede expresar en porcentaje.

¿Y qué opinas tú?

¿Has implementado los indicadores de gestión de valor ganado en tus proyectos? ¿Cuáles has implementado? ¿Qué gráficas has utilizado? ¿Cómo te apoyan los indicadores para la toma de decisiones en tus proyectos?

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Referencias

Usmani, F. Planned Value (PV), Earned Value (EV) & Actual Cost (AC) in Project Cost Management. Publicado en PM Study Circle

Usmani, F. Schedule Performance Index (SPI) & Cost Performance Index (CPI). Publicado en PM Study Circle

Usmani, F. Schedule Variance (SV) & Cost Variance (CV) in Project Cost Management. Publicado en PM Study Circle

Wikipedia. Earned Value Management

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