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martes, 11 de diciembre de 2012

Lo urgente y lo importante: 9 recomendaciones para una delegación efectiva

Imagen de: Cognition Global Concepts
Una habilidad primordial de todo Gerente es el saber delegar adecuadamente las tareas, manteniendo el equilibrio entre no delegar nada y delegar indiscriminadamente. Se presenta a continuación un nuevo artículo de la serie “Lo urgente y lo importante en la gestión de proyectos”, dedicado a como delegar de forma efectiva las tareas.

En al artículo se presentan 9 recomendaciones para delegar, incluyendo: Identificar las tareas a delegar, aprovechar las nuevas tecnologías, evaluar el potencial de los colaboradores, delegar tomando en cuenta el desarrollo profesional, comunicar en detalle lo que se necesita de la persona, impartir formación (entrenamiento y coaching), evitar delegar por exigencias de corto plazo, hacer seguimiento a como se desempeño la persona con las tareas delegadas y mantener comunicación constante.

Presentamos a continuación algunas recomendaciones para una mejor delegación de tareas:

Acerca de otros artículos de esta serie

¿Desea obtener más información manejo de tareas urgentes e importantes y sobre la gestión de proyectos durante la fase de ejecución, le invitamos a visitar también los siguientes artículos en el Blog “La Oficina de Proyectos de Informática”.

>> Lo urgente y lo importante (2da Parte): Las 10 tareas rutinarias de un Gerente de Proyecto

>> Lo urgente y lo importante en la gestión de proyectos

>> Gestión de proyectos: 5 tareas claves para dirigir la fase de ejecución

Recomendaciones para una delegación efectiva

Delegar, no es un simple ejercicio de asignar tareas indiscriminadamente o entregar las tareas más difíciles o desagradables, sino que debe responder a un plan previamente concebido, en el que se tomen en cuenta el potencial y desarrollo profesional del delegado.

A continuación presentamos 9 recomendaciones para una delegación efectiva:

1.- Identificar tareas que pudieran delegarse

Se toma como base el registro de tiempos invertidos por el Gerente, el conocimiento de cuales tareas consumen más tiempo, la importancia y urgencia de las tareas, sabiendo cuales son responsabilidades directas y cuales no.

Las actividades que sean urgentes pero no importantes y las que no son ni urgentes ni importantes son susceptibles de ser delegadas. Asimismo, las actividades urgentes e importantes también pueden ser delegadas, pero se debe ser más cuidadoso en no delegar tareas que sean responsabilidad directa del Gerente y que el colaborador realmente tenga el potencial de asumir la tarea.

2.- Aprovechar las nuevas tecnologías

Conviene aprovechar al máximo las nuevas tecnologías, como por ejemplo la compartición de archivos (Filesharing), software de automatización de gestión (ej. Manejo de Cronogramas), e inclusive herramientas de entrenamiento online para las personas que requerirán nuevas habilidades, al asumir nuevas responsabilidades.

3.- Evaluar el potencial de los integrantes del equipo

La delegación efectiva comienza con identificar cuales personas del equipo están listos (tienen el potencial) para recibir mayor responsabilidad, y que tareas se les puede delegar.

El Gerente debe basarse en primer lugar en la actitud, aspectos como acciones positivas, entusiasmo, compromiso demostrado, intención de asumir retos y contribuir son buenas señales. Adicionalmente, debe basarse en su desempeño, por ejemplo personas que entregan a tiempo, con calidad y cuando entregan más de lo esperado.

S no se dispone de información de primera mano sobre el desempeño (por ejemplo cuando se está comenzando un proyecto con personal nuevo), una forma de identificar potenciales es realizar revisiones de los Resúmenes Curriculares, seguido de entrevistas exhaustivas.

4.- Delegar con base en las necesidades de desarrollo profesional

La decisión sobre que tareas delegar debe centrarse en las necesidades de desarrollo profesional de esa persona. De esta forma, se asegura que podrá hacer la tarea tan adecuadamente como quien se la está delegando.

La delegación prematura o excesiva puede ser negativa, pero también lo es no delegar suficiente, pues puede conducir a la subutilización de las personas, ocasionando apatía y aburrimiento. Cuando esto ocurre probablemente los colaboradores buscaran proyectos o empleos que ofrezcan mayores retos.

5.- Comunique detalladamente lo que se necesita

Consiste en asegurar que la persona a quien se le está delegando la tarea entiende con exactitud lo que se necesita hacer y lo que se espera de su participación. Es necesario dedicar suficiente tiempo, compartir la visión con el colaborador y aclarar dudas.

También es necesario explicar porque se le delego a la persona más responsabilidades que a sus pares, haciendo énfasis en la oportunidad que esto representa, la aceptación y compromiso son primordiales, para ello, se requiere de liderazgo motivador.

6.- Impartir formación y coaching

La delegación de una nueva responsabilidad debe ir acompañada de formación o entrenamiento en el trabajo. Para ello, el papel de un líder que desarrolle nuevas habilidades en su equipo de trabajo es fundamental.

Con frecuencia se observa que Gerentes delegan tareas, pero no toman en cuenta si las personas poseen el entrenamiento adecuado o no dedican suficiente tiempo a explicar que es lo que debe hacerse y proporcionarles guía, lo que conduce a que la delegación no sea efectiva.

7.- Evitar delegar por objetivos o emergencias de corto plazo

No es recomendable delegar de forma indiscriminada, motivado por asuntos de corto plazo o emergencias, en momentos de sobrecarga de trabajo del Jefe o por objetivos de plazo impuestos. Esto conducirá a delegar con base a quien esté disponible en un momento determinado, sin tener tiempo de delegar como objetivo de desarrollo profesional a los que tengan potencial, por lo que la delegación no será efectiva.

8.- Hacer seguimiento para determinar si la delegación fue efectiva

Cuando una persona está sobrecargada de tareas, comenzará a mostrar signos de agotamiento, cometerá errores obvios que antes no cometía, incumplirá fechas de entrega, horario errático, entre otras señales de alerta.

Cuando se delegan tareas la primera vez, es necesario hacer un seguimiento cercano a la persona y tomar acciones ante la aparición de estas situaciones.

9.- Mantener comunicación constante y fomentar relaciones de confianza con el equipo

La forma de mantener el equilibrio entre delegar excesivamente o subutilizar al personal, mantener comunicación constante con el equipo, sobre cómo se sienten con sus asignaciones y en que se les puede ayudar.

Para que esta conversación entre colaboradores y Jefes sea efectiva, se requiere establecer relaciones de confianza entre ellos, las habilidades de liderazgo como por ejemplo la empatía son cruciales para ello.

Conviene establecer reuniones periódicas individuales con cada colaborador, para tratar los aspectos de cómo se sienten con sus asignaciones. De esta forma se evita estar agobiando al personal preguntando constantemente como van las cosas.

<< Artículo anterior: Las 10 tareas rutinarias de un Gerente de Proyecto


¿Y qué opina usted?

¿Qué opina usted sobre la delegación efectiva?, ¿Qué recomendaciones agregaría a esta lista?, ¿Cuáles han sido los resultados que ha tenido al delegar tareas en sus colaboradores?. Le invitamos a participar en el foro de discusión del blog de “La Oficina de Proyectos de Informática” (http://oficinaproyectosinformatica.blogspot.com) y a suscribirse al blog por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica o al feed RSS del Blog.

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