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jueves, 19 de julio de 2012

Las 10 recomendaciones a seguir al tomar vacaciones

Las características del trabajo en el área de informática podrían llevarnos a pensar que no es posible tomarse unas vacaciones, menos en plena ejecución de proyectos y fechas de próximas entregas.

La clave está en la forma de organizar al equipo, si existen canales de comunicación directos y acciones acordadas previamente entre sus integrantes, clientes e implicados en el proyecto, se puede continuar operando con eficiencia, inclusive en una ausencia prolongada.

Los días antes de salir de vacaciones suelen ser atareados por lo muchas cosas podrían escaparse. Para evitar esto a continuación presentamos las 10 recomendaciones que todo profesional de informática debe seguir a la hora de tomar vacaciones:

1.   Prepare con antelación una lista de los proyectos y otras asignaciones: para cada uno documentar fechas tope y los supervisores a quien reporta.

2.   Recopile toda la documentación al menos tres semanas antes: asegure la ubicación de las últimas versiones de toda la documentación. Ayuda contar con una base de conocimientos en una ubicación en la red o intranet.

3.   Prepare un estatus con sus proyectos y asignaciones: Cuadro o correo electrónico en el que se indique para cada proyecto su estatus, lista de contactos internos y en clientes, hitos, fechas tope, asuntos pendientes y riesgos.

4.   Colaborare con su supervisor en la asignación del suplente: Tomando la lista de sus proyectos o asignaciones, reúnase con cada responsable de proyecto o asignación (sus superiores) para acordar la transición.

5.   Cuente con un equipo al cual delegar sus funciones: Este punto debe cumplirse en todo proyecto, no sólo en caso de vacaciones. Si la gestión del proyecto es compartida con un equipo de líderes, estos podrán apoyar en su ausencia.

6.   Establezca canales de comunicación directos entre el equipo, clientes e implicados: Cuente con canales de comunicación directos entre su equipo de gestión, implicados en el proyecto y clientes. De esta manera no se requiere de su intervención directa.

7.   Faculte al suplente y al equipo: Realice reuniones del suplente con el equipo y con los clientes, involucrándolos y preparándolos para trabajar durante su ausencia.

8.   Deje mensajes en los buzones de teléfonos e emails: Informe por medio de mensajes en contestadora o auto respuesta de correo electrónico que se está de vacaciones, invitando a contactar a los suplentes, proporcionando los teléfonos e emails necesarios.

9.   Antes de partir, envíe un estatus actualizado: No olvide enviar un estatus actualizado a los suplentes con todos esos comentarios e información de última hora. En especial, no olvide las próximas fases de proyectos y otros acuerdos que sólo conoce usted y el cliente.

10. Disfrute sus vacaciones: Si sigue las nueve recomendaciones anteriores, su equipo podrá operar sin problemas en su ausencia, manteniendo los compromisos de tiempo y calidad, permitiéndole a usted disfrutar sus vacaciones sin preocuparse.

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