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miércoles, 10 de abril de 2019

Gestión de las comunicaciones del proyecto



Como director/a del proyecto te va a tocar ser su cara visible y estar en el centro del equipo que lo ejecuta, y esto implica mucha comunicación. Por este motivo las habilidades de comunicación se incluyen dentro de los aspectos a desarrollar cuando se accede a este puesto (en el último apartado se tratan estos aspectos); y es también la causa de que este capítulo sea el primero dentro de este apartado.

En un proyecto deberás comunicarte con el equipo y fomentar que estos se comuniquen contigo, informar a la dirección y al cliente, recabar información de otras personas, etc. Y conseguir todo esto va a ser un factor determinante para la consecución de los objetivos y la facilidad con la que se desarrolle el proyecto.

Pero vayamos por pasos. Lo primero que debes conocer son los objetivos que se persiguen con esta comunicación; entre los que se pueden destacar:

Este artículo es un extracto de la obra Guía práctica en gestión de proyectos de Albert Garriga.



Objetivos de la gestión de comunicaciones del proyecto


1_ Integrar el equipo. Un proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas. Por ello es importante que estas personas y tú mismo como director/a del proyecto estéis coordinados, y sepáis en todo momento lo que se tiene que hacer y cómo se está haciendo.

2_ Informar. En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas, que sin participar directamente en él, se van a ver afectadas por su resultado o necesitan estar informadas sobre el mismo. Entregar a cada persona la información que necesita es un objetivo importante de la comunicación.

3_ Ser informado. Esta es la otra cara de la moneda en la comunicación, ya que tú también debes ser informado. Necesitas conocer expectativas, recibir comentarios, información del estado del proyecto, posibles problemas, etc. Sin está comunicación te será muy difícil planificar y controlar el proyecto, por lo que debes fomentar una comunicación bidireccional.

4_ Evitar o solucionar conflictos. El hecho de que el proyecto este ejecutado por personas implica la existencia de conflictos, tanto de índole técnica como personal, los cuales deberán de ser prevenidos y gestionados por parte del director/a de proyecto mediante la comunicación.

Características de la comunicación dentro del proyecto


Y ¿Cómo debe ser esta comunicación para que sea efectiva?

Desde el punto de vista de la gestión de proyectos podemos definir una serie de  características para conseguir una buena comunicación. Considéralas cuando definas el plan de comunicación de tu proyecto.

1_ Precisa. El hecho de mandar una gran cantidad de información a una misma persona dificulta que esta pueda focalizarse en aquello que es importante, lo que suele generar confusión. Por ello es recomendable que las comunicaciones sean directas y ajustadas al objetivo e intereses de cada persona. Lo que no debe confundirse con “escatimar” información, ya que, sin llegar a caer en el exceso de información, es importante dar a conocer el contexto de las solicitudes o información que se transmite. Con ello se consigue una mejor comprensión de esta información, una mayor capacidad para aportar y ejecutar el trabajo, así como un mayor sentido de vinculación del interlocutor.

2_ Continuada. Dentro de los límites que marca el sentido común, es mejor transmitir frecuentemente pequeñas cantidades de información, que comunicar mucho de golpe. Con ello se facilita que el receptor reciba y asimile dicha información, y se incrementa su vinculación al proyecto. Esto debe hacerse respetando el punto anterior, lo que significa que no debes “bombardear” a alguien con pequeñas cantidades de información que no le afectan. Idealmente cada persona debería recibir la información que necesita justo en el momento que la necesita. En la práctica esto no es posible, pero cuando más te alejes de este principio más malentendidos y confusión se generará dentro del proyecto.

3_ Ajustada al interlocutor. No es lo mismo comunicarte con un miembro del equipo del proyecto que pertenece a tu empresa, con un proveedor, con el cliente, o con la dirección; por lo tanto, el mensaje, en forma, soporte y contenido, debe ser ajustado a cada receptor.

4_ Participativa. Como te he comentado, uno de los objetivos que se persigue con la comunicación es él de ser informado. Para ello debes fomentar que la comunicación sea bidireccional, e introducir en ella personas que puedan aportar conocimientos y puntos de vista que puedan favorecer a los objetivos del proyecto. Esto es especialmente importante en la fase de planificación y el inicio de la ejecución, donde hay un especial interés en descubrir requerimientos y riesgos ocultos.

5_ Abierta. Por regla general es más recomendable ser abiertos, incluso con los puntos negativos, que intentar esconder información. En este sentido es mejor decir que algo va mal y el plan que tenemos para solucionarlo, que no decirlo. De esta forma se evitan rumores, sensación de descontrol, nervios, etc.

Lectura recomendada


Libro Guía practica en gestión de proyectos

Autor: Albert Garriga

Tipos de comunicación dentro del proyecto


De forma general es posible dividir las comunicaciones que se desarrollan dentro del proyecto en cuatro grupos, en función de si es formal o informal, e interna o externa.



1_ Comunicación interna formal. Es toda comunicación que se desarrolla dentro del equipo del proyecto a través de canales formales. En general corresponde a la distribución de documentación oficial del proyecto, o de información relacionada con los objetivos de este, la cual debe ser considerada para ejecutar el trabajo. El hecho de hacerse por canales formales permite el registro y consulta posterior de dicha información, y suele estar ligada a un determinado procedimiento.

Ejemplo. Las reuniones de seguimiento periódicas y su posterior acta serían un ejemplo de comunicación formal interna.

2_ Comunicación formal externa. De forma similar a la anterior es aquella comunicación que se desarrolla del proyecto hacia el exterior (cliente, dirección, interesados) a través de canales formales. Se usa este tipo de comunicación cuando se quiere dejar constancia de la información trasmitida, bien por su importancia, porque afecta a los objetivos, o porque su entrega forma parte del alcance.

Ejemplo. Los informes de seguimiento o las actas de aceptación serían ejemplos de comunicación formal externa.

3_ Comunicación informal interna/externa. Es el tipo de comunicación más habitual dentro del proyecto, la que permite integrar al equipo, y la mejor para resolver y evitar conflictos. Por su carácter informal no queda registro de ella, por lo que como director/a del proyecto debes tener el criterio suficiente para recoger aquellos temas más importantes que deban ser transmitidos formalmente.

Ejemplo. Una llamada, una charla en la mesa o el pasillo, etc. son ejemplos de comunicación informal. En función de quien sea el interlocutor será interna o externa.

Consejo. Puedes usar la comunicación informal para alinear o clarificar puntos de vista antes de tratarlos por vías de comunicación formales.

Un aspecto importante a considerar es el envío de correos electrónicos o documentos preliminares como comunicación informal. Esto es algo habitual, pero debes considerar que al tratarse de un soporte escrito puede ser considerado una comunicación formal. No sería la primera vez que delante de un conflicto aparece un correo electrónico o un documento que para el emisor era informal pero el receptor lo considero formal. En estos casos lo mejor es clarificar el carácter informal de la comunicación, bien en el cuerpo del mail o como una nota sobre los documentos.

Gestión de la comunicación


Ahora que sabes los objetivos buscados y los tipos de comunicación que existen, llega el momento de definir qué tipo de comunicación formal usarás a lo largo del proyecto, lo que se conoce como el plan de comunicación. Este plan forma parte de la planificación del proyecto que verás más adelante.

Un buen plan de comunicación debe incluir una definición de qué acciones de comunicación se llevarán a cabo (reuniones, envió de informes, envío de información, etc.), cuándo estas acciones se llevarán a cabo (lo puedes mostrar en el cronograma como hitos), y qué medios se usarán (presencial, online, usando una herramienta, etc.). También es importante identificar las personas que deben estar incluidas en estas comunicaciones y definir cuándo incluirlas.

Con ello conseguirás una comunicación formal más eficiente y que te facilitará el trabajo de gestionar el proyecto; siempre teniendo en cuenta que el tiempo y esfuerzo dedicado a reuniones y comunicación sea adecuado a los resultados que esperas conseguir. Pasarse es contraproducente, tanto en costes como en la respuesta del equipo.

¿Te ha gustado este artículo? Es extracto de la extracto de la obra Guía práctica en gestión de proyectos de Albert Garriga. Sigue el enlace para más información.

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